مبادئ رسم إجراءات سير العمل (Workflow)
إجراءات سير العمل (Workflow) هي سلسلة من الخطوات أو المهام التي يتم تنفيذها بشكل متسلسل أو متوازي لتحقيق هدف معين ويمكن أن تكون هذه الإجراءات بسيطة أو معقدة، وغالبًا ما يتم تصويرها بصريًا باستخدام مخططات سير العمل (Workflow Diagrams) لتسهيل فهمها وإدارتها.
أهمية رسم إجراءات سير العمل
- يستخدم مخطط سير العمل في المشاريع التي تحتاج إلى فهم العمليات المهمة. تصبح مخططات سير العمل جزءًا من عملية التوثيق التي تضمن الشفافية والتواصل داخل الفريق. ويعد تبسيط لعملية معقدة من العمليات باستخدام الرموز والأشكال والتعريفات أيضًا طريقة فعالة من أجل توصيل فكرة ما قد يكون من الصعب مناقشتها شفهيًا.
- تحسين الفعالية والكفاءة يساعد في تحديد الخطوات المكررة، مما يقلل من الهدر ويحسن تدفق العمل.
- توحيد العمليات يساعد على وضع معايير موحدة للعمل.
- تعزيز الشفافية يوفر رؤية واضحة للعملية، مما يجعل من السهل تحديد المسؤوليات وتوقع النتائج.
المبادئ الأساسية لرسم إجراءات سير العمل
1- تحديد الهدف والغرض من الإجراء
قبل البدء في رسم سير العمل، من الضروري تحديد الهدف من العملية؛ يساعد ذلك في التركيز على الخطوات الأساسية التي تساهم في تحقيق هذا الهدف والتخلص من الخطوات غير الضرورية.
2- تحديد الخطوات الرئيسية وتسلسلها
- تحديد جميع الخطوات التي يجب إكمالها لتحقيق الهدف.
- ترتيب الخطوات بالترتيب الزمني أو المنطقي، يمكن استخدام تقنيات مثل: (التدفق الهرمي (Top Down Flow أو التدفق العكسي (Bottom-Up Flow) لتحديد الترتيب الأمثل للخطوات.
3- اختيار الرموز والتنسيقات المناسبة
- تستخدم رموز معيارية للتعبير عن أنواع مختلفة من الأنشطة (مثل المستطيلات للمهام، والمعينات لقرارات الفروع، الأسهم وخطوط التوصيل، والدوائر للبدايات والنهايات).
- التمسك بمعايير مثل معيار BPMN (نمذجة وتدوين عمليات الأعمال) أو Flowchart للمساعدة في ضمان أن الرسم مفهوم لجميع الأطراف المعنية.
4- توضيح المسارات والخيارات البديلة
- توضيح جميع المسارات الممكنة في العملية، بما في ذلك الخيارات البديلة والتفرعات التي قد تحدث نتيجة للقرارات أو الظروف المختلفة.
- توضيح الشروط اللازمة لكل مسار أو تفرع، مثل “إذا كان الطلب معتمدًا، انتقل إلى الخطوة X “.
5- تحديد المسؤوليات والأدوار
- تعيين كل خطوة أو مهمة للشخص أو القسم المسؤول عنها.
- تستخدم أعمدة أو خطوط فاصلة لتوضيح الأدوار والمسؤوليات المختلفة مثل Swimlane))
6- تبسيط سير العمل
- تبسيط العملية كلما أمكن ذلك من خلال تقليل الخطوات الزائدة والمهام المتكررة.
- تجنب التعقيد الزائد في الرسوم البيانية لجعلها سهلة الفهم والاستخدام.
7- التأكد من التناسق والتوحيد
- يجب أن تكون جميع الخطوات والرموز المستخدمة متناسقة ومتماشية مع الإرشادات والمعايير المتبعة.
- يجب أن تكون لغة المخطط واضحة للجميع وتجنب المصطلحات التقنية المعقدة.
8- استخدام التغذية الراجعة للتحسين المستمر
- مراجعة الإجراءات بشكل دوري واستفد من التغذية الراجعة من المستخدمين.
- يتم تحديث المخططات وفقًا للتغييرات في العملية أو الهيكل التنظيمي.
9- توفير التوثيق والملاحظات المساعدة
- يتم إضافة ملاحظات أو توضيحات لكل خطوة عند الضرورة لتوضيح تفاصيل إضافية أو معلومات هامة.
- توفير توثيق داعم يشرح كل جزء من المخطط وسياقه في العملية الكلية.
أدوات وتقنيات لرسم إجراءات سير العمل
هناك العديد من الأدوات والتقنيات المتاحة لرسم إجراءات سير العمل، مثل:
- الورق والقلم للرسم الأولي وتحديد الأفكار.
- برامج الرسم البياني مثل Microsoft Visio ، وLucid chart، و Draw.io. ، وBizagi ، و BPMN نموذج وإعداد الأعمال ) التي تتيح رسم سير العمل المعقدة وإضافة منطق أعمال وتكامل مع الأنظمة الأخرى.