إدارة المنافع

“من مجرد مشاريع مكتملة إلى نجاحات استراتيجية”

في عالم تتسارع فيه المنظمات إلى تحقيق النجاح من خلال تحقيق أهدافها الإستراتيجية. لم يعد إكمال المشاريع في الوقت المحدد وضمن الميزانية كافيًا. بل إن تحقيق المنافع المرجوة من هذه المشاريع هو ما يحدد نجاحها الحقيقي وقدرتها على إحداث تأثير إيجابي على المنظمة وأصحاب المصلحة. لذا تعتبر إدارة المنافع ركيزة أساسية لتحقيق هذا النجاح من نقطة البداية – فكرة المشروع – إلى الوجهة النهائية – تحقيق الأهداف الاستراتيجية. فكيف يمكن للمنظمات ضمان تحقيق أهدافها الاستراتيجية من خلال المشاريع؟ ولماذا يعتبر التركيز على المنافع ضروريًا في عالم الأعمال الحديث؟

مفهوم إدارة تحقيق المنافع

إدارة تحقيق المنافع هي عملية منهجية شاملة تهدف إلى إدارة وتنظيم الجهود اليومية لتحقيق واستدامة المنافع المخطط لها من الاستثمارات في المشاريع والبرامج والمحافظ. إنها حلقة الوصل بين الاستراتيجية التنظيمية والنتائج النهائية، حيث تضمن تحقيق القيمة المرجوة من خلال تنفيذ المبادرات المختلفة.

أهمية إدارة تحقيق المنافع

تكمن أهمية إدارة تحقيق المنافع في قدرتها على سد الفجوة بين التخطيط والتنفيذ الفعلي للمنافع، وذلك من خلال مواءمة المشاريع والبرامج مع الاستراتيجية الشاملة للمنظمة. حيث تساهم في تحسين اختيار المبادرات، ودمج المخرجات والنتائج، وضمان الانتقال السلس إلى العمليات التشغيلية، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق منافع قابلة للقياس وتقديم قيمة أكبر للمنظمة.

مبادئ إدارة تحقيق المنافع الأساسية

تستند إدارة تحقيق المنافع إلى مجموعة من المبادئ الأساسية التي توجه سلوك وتفكير جميع الأطراف المعنية، بما في ذلك الإدارة العليا وأصحاب المصلحة ومديري المشاريع. من بين هذه المبادئ:

المنافع الإجمالية تبرر استخدام الموارد المستثمرة:

• يجب أن تكون المنافع المتوقعة من أي مشروع أو برنامج أو محفظة استثمارية أكبر من التكاليف المتوقعة لتحقيقها. بمعنى آخر، يجب أن تحقق المبادرة قيمة مضافة للمنظمة تتجاوز الموارد المالية والبشرية والوقت المستثمرة فيها.

بدء العمل مدفوع بتحديد المنافع:

• يجب أن يكون تحديد المنافع المرجوة هو المحرك الأساسي لبدء أي مشروع أو برنامج.
• يجب ان تكون هذه المنافع واضحة ومحددة وقابلة للقياس، وأن تكون مرتبطة بشكل مباشر بالأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

المنافع المخطط لها محددة في وثائق التفويض:

• يجب توثيق جميع المنافع المخطط لها وتقييمها والتحقق منها والموافقة عليها من قبل جميع الأطراف المعنية في وثائق التفويض، مثل دراسة الجدوى وميثاق المشروع أو البرنامج.

تحقيق المنافع يتم التخطيط له وإدارته بشكل شامل:

• يجب النظر إلى تحقيق المنافع كعملية شاملة تبدأ من التخطيط وتستمر حتى بعد انتهاء المشروع أو البرنامج. يجب أن يتم التخطيط لإدارة تحقيق المنافع بشكل استباقي، مع الأخذ في الاعتبار جميع العوامل التي قد تؤثر على تحقيق المنافع، مثل التغيرات في بيئة العمل أو احتياجات أصحاب المصلحة.

الحوكمة والموارد الكافية ضرورية لنجاح إدارة تحقيق المنافع:

• يتطلب تحقيق المنافع وجود هيكل حوكمة قوي وفعال يضمن التزام جميع الأطراف المعنية بتحقيق المنافع المخطط لها. كما يتطلب أيضًا توفير الموارد الكافية، سواء كانت مالية أو بشرية أو تقنية، لدعم عملية تحقيق المنافع.

دورة حياة إدارة تحقيق المنافع

تمر إدارة تحقيق المنافع بثلاث مراحل رئيسية:

مرحلة التحديد: في هذه المرحلة، تحدد قيادة المنظمة المنافع التي تعتزم تحقيقها من خلال مخرجات المشاريع والبرامج والمحافظ.

مرحلة التنفيذ: يتم تنفيذ العمل الفعلي للمشاريع والبرامج في هذه المرحلة لإنشاء المخرجات التي تؤدي إلى تحقيق المنافع المقصودة.

مرحلة الاستدامة: يركز أصحاب المصلحة على قبول واستخدام المخرجات التي تؤدي إلى تحقيق المنافع.

في الختام نود التأكيد على أن إدارة المنافع ليست مجرد عملية إضافية في إدارة المشاريع، بل هي الأساس الذي يضمن تحقيق النجاح الاستراتيجي. من خلال التخطيط المسبق للمنافع وربطها بجميع مراحل المشروع، يمكن للمنظمات ضمان تحقيق أهدافها وتحقيق أقصى قيمة من استثماراتها.

إذا كنت ترغب في الحصول على دعم احترافي في تطبيق إدارة المنافع في منظمتك وتحويل مشاريعكم من مجرد مهام مكتملة إلى نجاحات استراتيجية تحقق أهدافكم وتدفع مؤسستكم نحو التميز. فلا تتردد في التواصل معنا.

نحن في إمباور نقدم خدمات استشارية متخصصة في هذا المجال، لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من استثماراتك.