وتهدف إدارة المحافظ إلى الوصول لحالة مثالية و متوازنة بين المزايا والمخاطر واستخدام الموارد على نحو فعال، والتركيز على المشاريع ذات الأولوية القصوى مع تجنب الإفراط في الاستثمار، فمع تعدد المهام أصبح من الضروري ترتيب الأولويات وتخصيص الموارد بشكلٍ صحيح.
فما تعريف إدارة المحافظ:
هي عملية وضع الأولويات وتحديد وتوزيع الموارد والاستثمارات المتاحة من أجل تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة، للوصول إلى أفضل النتائج والعوائد وتحقيق الرؤية المستقبلية للمشروع مع تحمل مستوى مقبول من المخاطر، كما تتضمن وضع استراتيجيات لاختيار المشاريع الملائمة من بين مبادرات أو اقتراحات متعددة.
وتتضمن عملية إدارة المحافظ العديد من الأنشطة والتحديات، مثل تحديد الأهداف الاستثمارية وتحليل المخاطر والتخصيص المناسب للموارد، كما أنها تساعد على التحكم في التكاليف ومراقبة الأداء والحفاظ على التوازن الصحيح بين الأصول والخسائر.
أما عن فوائد إدارة المحافظ
توفر إدارة المحافظ الفاعلة في المشاريع العديد من المزايا، بما في ذلك:
- زيادة فرص النجاح والعائد من الاستثمار وذلك من خلال تخصيص الموارد للمشاريع ذات القيمة الأعلى.
- إدارة المخاطر وتقييمها وتحديد طريقة التعامل معها قبل عملية البدء في تنفيذ المشروع.
- تكامل الجهود من خلال تحديد المشاريع ذات الصلة و ذلك لتجنب التكرار و توفير الوقت.
- استخدام المواردة بكفاءة عالية وتخصيصها للمشاريع التي تحقق أكبر قدر من القيمة للمنظمة.
- مراقبة أداء المشاريع المختلفة ومقارنتها واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة.
- تحديد التغييرات اللازمة في المحافظ وإدارتها بشكل أكثر فعالية و تحديدًا.
- تحسين الأداء وتحقيق الأهداف المرجوة من المشروع، وتحديد الاستراتيجيات الأمثل للتوزيع والاستثمار.
- تحقيق التنوع الاستثماري من خلال تحويل الموارد المتاحة إلى عدّة أصول واستثمارات.
- تحديد الأولويات لاستراتيجية المنظمة من خلال تقييم القيمة المضافة لجميع المشاريع داخل المحفظة.
- توفير التوازن بين الأصول والخسائر وتحديد الخطط اللازمة لتحقيق الأهداف المحددة.
- زيادة الشفافية في العمليات المالية وتوفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة والفعالة.
على وجه التحديد ، ومع وجود كل هذه المزايا إلّا أنها تتعرض إلى العديد من التحديات..
فما هي أبرز التحديات التي تواجه إدارة المحافظ؟
بينما تتميز إدارة المحافظ في كل هذه المميزات، إلا أنها تواجه أيضًا عدد كبير من التحديات التي بحاجة إلى العمل على الجهوزية لمواجهتها، ومن أبرزها:
- التنوع الاستثماري:
لما يتطلب من معرفة دقيقة بالأصول المختلفة والاستثمارات المتاحة وتحديد الاستراتيجيات الأمثل للتوزيع والاستثمار.
- التقلبات السوقية:
نتيجة تغير مفاجئ في الظروف الاقتصادية أو السياسية أو الاجتماعية أو البيئية، مما يؤثر على قيمة الأصول الموجودة في المحفظة.
- الإدارة المخاطر:
وذلك بحاجة التحليل الدقيق للأسواق وتقييم المخاطر، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحديد الاستراتيجيات الأمثل للتوزيع والاستثمار، وشح المعلومات التي تساعد على التقييم الدقيق.
- ندرة الموارد:
عدم قدرة المنظمة من تخصيص الوقت والموظفين الكافيين لإدارة المحافظ بشكلٍ صحيح، مما يؤدي إلى خسارة الفرص الاستثمارية وعدم تحقيق الأهداف المرجوة.
- تعارض المصالح:
وجود مصالح تنافسية لأصحاب المصلحة حول أفضل استخدام للموارد يؤدي إلى صعوبة اتخاذ القرارات الصحيحة والمناسبة، وارتفاع تكلفة المشروع لتلبية مختلف المطالبات.
أمّا عن طرق تحسين محفظة المشروع:
إن تحسين إدارة المحفظة بحاجة إلى الالتزام بأفضل الممارسات لزيادة فرص النجاح، ومن أهم الطرق التي تساعد في ذلك:
- تحديث الاستراتيجية:
وضع معايير محددة وواضحة لتقييم المبادرات وتحديد أكثرها انسجامًا مع الأولويات الاستراتيجية، وتحديث الاستراتيجية الخاصة بإدارة المحافظ بانتظام لمواجهة التحديات.
- تحليل الأسواق والمخاطر:
تحليل الأسواق وتطوير منهجية لتقييم المخاطر والمنافع، وذلك لتحديد الأصول والاستثمارات الأكثر فعالية، للحد من المخاطر المحتملة.
- تحديد الأداء والمتابعة:
تحديد المؤشرات الرئيسية للأداء ومتابعتها بانتظام، ومتابعة أداء المحفظة ومراقبة التقدم في تحقيق الأهداف المرجوة، للحصول على رؤية شاملة على مستوى المحفظة.
- تطوير العمليات:
يجب تطوير العمليات وتطوير خطة الاستثمار وتحسينها بشكل مستمر، وتحديد المدة الزمنية المناسبة لتحقيق الكفاءة والفعالية والأهداف المحددة
- توظيف التقنيات الحديثة:
استخدام التقنيات والأدوات الحديثة مثل الذكاء الاصطناعي أو تحليل البيانات، لتحسين الأداء وتحقيق النجاح في المشاريع.
- مراجعة مستمرة للمحفظة:
تحديث ديناميكي ووضع إطار زمني لمراجعة محفظة المشروع ومواءمتها وفقًا للتغيرات الداخلية والخارجية.
5 أنواع لإدارة المحافظ
هناك عدة أنواع لإدارة المحافظ، ومن أبرزها :
- إدارة المحافظ الاستراتيجية (Strategic Portfolio Management):
التركيز على تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة، وذلك عن طريق تحديد المحافظ وتقييمها والمشاريع المرتبطة بها، وتحديد الأولويات والمخاطر والفرص وتخصيص الموارد بشكل أفضل.
- إدارة المحافظ المالية (Financial Portfolio Management):
التركيز على تحقيق الأهداف المالية، ويكون من خلال تقييم المحافظ واختيار المشاريع التي تحقق أفضل عائد على المستوى المالي، وتحديد التكاليف والإيرادات وتحليل البيانات المالي.
- إدارة المحافظ الإدارية (Administrative Portfolio Management)
من خلال وضع السياسات والإجراءات والمعايير اللازمة لتحديد المحافظ، وتخصيص الموارد وإدارة المخاطر
- إدارة المحافظ المشتركة (Collaborative Portfolio Management):
التعاون بين جميع الأطراف المعنية باختلافها من أجل أن تحقق الأهداف المشتركة، وتحديد المحافظ والمشاريع بشكلٍ مشترك، بالإضافة إلى ذلك تخصيص الموارد والتواصل الفعّال، ويستخدم عادة في المشاريع الكبيرة والمعقدة.
- إدارة المحافظ الاجتماعية (Social Portfolio Management):
تحقيق الأهداف الاجتماعية والبيئية والحكومية من خلال تحديد وتقييم المحافظ والمشاريع المرتبطة بها، وتحديد الأولويات والمخاطر والفرص وتخصيص الموارد بشكل أفضل.
ما مراحل إدارة محفظة المشروع؟
هناك عدة مراحل في إدارة محفظة المشروع، وفيما يلي أهم هذه المراحل:
- التحديد
تحديد المشاريع والمحافظ التي ستدرج في المحفظة، وتحديد الأهداف والرؤية ومعايير تقييم هذه المشاريع والمحافظ، واقتراح أفكار جديدة وتقييم الفرص المتاحة.
- التقييم
تقييم المشاريع والمحافظ المختارة، بناءً على المعايير المحددة، وتحديد الأولويات وتحليل المخاطر والتقديرات المالية، ودراسات الجدوى والفرص المرتبطة بها.
- التخصيص والتخطيط:
ترتيب المشاريع حسب الأولويات وتخصيص الموارد المالية والبشرية والمادية للمحافظ، وتخطيط الجدول الزمني لتنفيذها.
- الإدارة:
إدارة المشاريع والمحافظ ومراقبة تقدمها، وإدارة المخاطر وتعديل الخطط عند الحاجة.
- التحسين:
مراقبة أداء المحفظة بشكل مستمر، وتحليل النتائج وتحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين، واتخاذ الإجراءات اللازمة للتحسين.
5 مستويات لإدارة محفظة المشروع
يمكن تقسيم إدارة محفظة المشروع إلى خمسة مستويات رئيسية، تأتي كما يلي:
- المستوى الاستراتيجي:
صياغة رؤية محفظة المشروع وفقًا لاستراتيجية المنظمة وتحديد الأولويات والمعايير المستخدمة وتتبع مؤشرات الأداء، ومراجعة المحفظة بشكل دوري للتأكد من تحقيق الأهداف.
- المستوى التكتيكي:
تخصيص الموارد المالية والبشرية والمادية للمشاريع والمحافظ وتحديد الجدول الزمني لتنفيذها، من خلال تحديد السياسات والإجراءات اللازمة من أجل إدارة المحفظة ومراقبتها وإدارة المخاطر.
- المستوى الإداري:
تنفيذ السياسات والإجراءات المحددة في المستوى التكتيكي، بعد ذلك تحديد المخاطر واتخاذ الإجراءات اللازمة للتعامل معها وتقديم التقارير الدورية.
- المستوى العملياتي:
تنفيذ المشاريع والمحافظ، وإدارة المخاطر ثم مراقبة تقدم العمل، وتحديث البيانات والتقارير، لتحقيق الأهداف المحددة في المستوى الإداري والتكتيكي.
- المستوى الفردي:
يضم هذا المستوى، الموظفين والفرق العاملة، حيث يتم تنفيذ المهام اليومية والتواصل مع المستويات الأخرى لتحقيق الأهداف، وتقديم التقارير والبيانات للمستويات الأعلى.
مثال على الهيكل الإداري لمكتب إدارة المحافظ:
يختلف الهيكل الإداري لمكتب إدارة المحفظة باختلاف حجم المنظمة ونطاقها والمحفظة المدارة. إلا أنها قد يتم تقسيمه لعدّة أقسام، وهذا نموذج لـ هيكل إداري لمكتب إدارة المحافظ في المنظمات الصغيرة..
- مدير المحفظة:
الشخص الذي يقوم بمهمة الإشراف على القسم بشكلٍ عام، ويساهم في تصميم استراتيجية المحفظة وتحديد أولويات المشروع والمراقبة والمتابعة المستمرة لتقدم العمل.
- مدير المشاريع:
يقوم بتحديد المشاريع المناسبة للمحفظة وإدارتها بشكلٍ مباشر وتنسيق الجهود مع فريق العمل لضمان تحقيق الأهداف.
- فريق العمل:
مجموعة من المهنيين المتخصصين في مجالات مختلفة ذات علاقة بالمشروع، يعملون من أجل تنفيذ المشروع وتحقيق الأهداف المرجوة.
- محلل المحفظة:
يقوم بتحليل المحفظة بشكل دوري وتقييم الأداء وتحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين، كما يقدم التوصيات للمديرين.
- مدير العمليات:
يشرف على العمليات اليومية للمحفظة وإدارة الموارد والجدولة والمراقبة الدورية للتقدم وتحديد المخاطر وتطبيق استراتيجيات الإدارة المثلى.
- مدير المخاطر:
تحديد المخاطر وتقييمها ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة للتعامل معها وتطبيق استراتيجيات إدارة المخاطر للحد أو التخفيف من التأثير السلبي.
ختامًا، تحتاج إدارة المحافظ نهجًا استراتيجيًا شاملًا في اختيار المشاريع ومراقبة أدائها وتوزيع الموارد مع مراعاة التوازن بين القيمة والمخاطر للوصول إلى النمو والتميز التي تسعى إليه كل منظمة، لذا إن الحاجة إلى إدارة المحافظ في المنظمات ينبع من حاجتها إلى الانسجام والتوازن لتحقيق الرؤية والوصول إلى الأهداف الاستراتيجية.
