منهجية كانبان

ما هو أصل كملة كانبان؟

كلمة “كانبان” هي كلمة يابانية الأصل، وتعني بطاقة. وتعود قصة نشأة طريقة كانبان في إدارة المشاريع إلى الأربعينات من القرن السابق، حيث لاحظت شركة تويوتا نجاح عملية الطلب بدلاً من عملية الإنتاج العشوائي دون وجود طلب مسبق. بمعنى ان التصنيع لا يتم إلا بطلب مسبق؛ حتى يتم تجنب تصنيع كميات كبيرة لا تتناسب مع عدد الطلبات، وبالتالي تقليل التكاليف وزيادة الأرباح. فتم استخدام بطاقات للمهام على لوحة كبيرة توضح خطوات عمليات التصنيع من البداية مروراً بجميع الخطوات وانتهاءً بالشحن وذلك لجميع الطلبات. فاليوم تتم عملية تتبع جميع مهام المشاريع على لوحة كبيرة او لوحة إلكترونية، مما يعطي الأفراد رؤية شاملة للمهام، ما تم إنجازه منها، وما هو قيد الإنجاز.

كيف نستخدم طريقة كانبان؟

منهجية كانبان هي إحدى الطرق التي تندرج تحت مظلة المنهجية الرشيقة Agile، وتعتمد طريقة كانبان على التسليم المتكرر، أي ان المخرجات لا تنضج جميعها في نهاية المشروع، بل يتم تسليمها بشكل متكرر طوال فترة المشروع. حتى نستفيد من طريقة كانبان لا بد ان نعرف مكونات لوحة كانبان، حيث تتكون كانبان من عدة أعمدة تشير إلى حالة المهمة او النشاط، وفي أغلب المشاريع يتم إستخدام مسميات تشير إلى حالة المهمة مثل:

• سيتم العمل عليه _ To do
• قيد العمل _ In progress
• تم إنجازه _ Done

ويمكن إضافة أعمدة أخرى في حال وجود حالات أخرى للمهام، مثل:

• قيد الاختبار – Testing
• تم الاطلاق – للإشارة لرفع الإصدارات على البيئة الفعلية للمشاريع التقنية – Deployed

بعد فهم مكونات لوحة كانبان وإعدادها، يتم كتابة جميع المهام في بطاقات صغيرة او متوسطة الحجم. ويتم تحديد عدد ثابت للبطاقات التي تكون في طول التنفيذ او “قيد العمل _ In progress” حتى لا يحصل ما يُعرف بعنق الزجاجة او Bottle neck، وهي حالة تسبب تراكم الاعمال وازديادها وعدم وجود حد لإيقافها؛ مما ينتج عنه تأخر وتعطل المخرجات، لذلك يجب تحديد عدد المهام التي يتم العمل عليها ويعرف ذلك بـ Work in progress limit أو الحد الأقصى من الاعمال قيد التنفيذ.

في بداية المشاريع، تكون جميع البطاقات في عامود “سيتم العمل عليه _ To do”، ثم يتم نقل بطاقات المهام او الأنشطة ذات الأولوية الأعلى إلى عامود “قيد العمل_ in progress” مع مراعاة التقيد بالعدد الثابت للمهام في عامود قيد العمل. وبعد أن يتم إنجاز أي مهمة يتم نقلها لعامود “تم إنجازه_Done” وهكذا.

ماهي مبادئ طريقة كانبان؟

تعتمد طريقة كانبان على 4 مبادئ رئيسية، وهي كالآتي:

1. أظهر ما تفعله _ Visualize what you do: أي حول كل مهام العمل وأنشطته إلى بطاقات يتمكن الجميع من رؤيتها ورؤية حالتها على لوحة كانبان.
2. ضع حداً للأعمال التي تكون قيد العمل _ Limit work in progress: أي تحكم بعدد المهام التي يتم العمل عليها ضمن نطاق قدرة فريق المشروع.
3. ضع حداً للأعمال التي تكون قيد العمل _ Limit work in progress: أي تحكم بعدد المهام التي يتم العمل عليها ضمن نطاق قدرة فريق المشروع.
4. التحسين المستمر _ Continuous improvements: أي أضف تحسينات وتغييرات جديدة ومتزايدة لتحقيق المنفعة الكاملة من سير العمل.

الخاتمة:

تتميز منهجية كانبان بتقديم نظرة شاملة لكافة مهام المشروع، حيث لا يتم فقدان أي مهمة أو نسيانها لكونها معروضة على لوحة كانبان أمام فريق العمل وأصحاب المصلحة. كما أنها تسهل علمية متابعة المهام وإدارتها وتقديم التحديثات عليها، مما يعزز الإنتاجية ويحفز على الإنجاز، بالإضافة إلى انها ترفع التركيز لدى فريق العمل لتنفيذ عدد ثابت متفق عليه مسبقاً من المهام، لذلك فهي منهجية شائعة الاستخدام في مختلف أنواع المشاريع  وفي شتى دول العالم.