منهجية إدارة البرامج ومنهجية إدارة المحافظ

منهجية إدارة البرامج ومنهجية إدارة المحافظ جميعها تتمحور حول عدد من المراحل وتعرف هذه المراحل بدورة حياة المنهجية ويتم الانتهاء من دورة حياة منهجية إدارة المحافظ أو منهجية إدارة البرامج عند إغلاق المحفظة أو إغلاق البرنامج، أيضا هناك عوامل اختلاف وسيتم التطرق لها في هذا المقال.

عوامل الاختلاف بين منهجية إدارة البرامج ومنهجية إدارة المحافظ:

1. النطاق:
   • إدارة البرامج: تركز على مجموعة من المشاريع وتكون هذه المشاريع ذات صله ببعضها البعض
   • إدارة المحافظ: تركز على مجموعة من المشاريع والبرامج وتكون مرتبطة بأهداف استراتيجية تخدم المؤسسة.
2. الأهداف:
   • إدارة البرامج: تهدف إلى تحقيق الأهداف المشتركة للمشاريع داخل البرنامج.
   • إدارة المحافظ: تهدف إلى تحقيق الأهداف المرتبطة بإستراتيجية المؤسسة، وذلك من خلال تحديد أولويات المشاريع والبرامج المرتبطة بالمحفظة.
3. مراحل المنهجية:
   • إدارة البرامج: تبدأ منهجية إدارة البرامج بمرحلة البدء مرورًا بمرحلة التخطيط والتنفيذ وانتهاءً بمرحلة الاغلاق.
   • إدارة المحافظ: تبدأ منهجية إدارة المحافظ بمرحلة البدء مرورًا بمرحلة التخطيط والتنفيذ ومن ثم مرحلة التحسين، حيث إن منهجية إدارة المحافظ لا تحتوي على مرحلة لإغلاق المحفظة، بل توجد مرحلة لعمل التحسينات على المحفظة ومن ثم العودة مره أخرى لمرحلة البدء.
4. المدة الزمنية:
   • إدارة البرامج: المدة الزمنية هي مدة مؤقته وتنتهي مع انتهاء مشاريع البرنامج.
   • إدارة المحافظ: المدة الزمنية تكون مستمرة وتستمر لفترات طويلة وذلك بسبب ربط المحافظ بالأهداف الإستراتيجية التي تخدم المؤسسة.

منهجية إدارة البرامج:

1. مرحلة ما قبل البدء: في هذه المرحلة يتم تعيين مدير برنامج ومشاركة تفاصيل جميع المشاريع التابعة للبرنامج من قبل من الإدارة المسؤولة ومن الممكن أن تكون هذه الإدارة (إدارة تطوير الأعمال، أو إدارة المبيعات، أو إدارة الاستراتيجية، أو إدارة إنجاز المشاريع).
2. مرحلة البدء: في هذه المرحلة يقوم مدير البرنامج بفهم نطاق البرنامج والتأكد من جميع المتطلبات الخاصة بتحقيق نطاق المشروع وذلك من خلال عمل ميثاق البرنامج ومن ثم اعتماده.
3. مرحلة التخطيط: في هذه المرحلة يقوم مدير البرنامج بالتخطيط لتنفيذ البرنامج وذلك من خلال عمل خارطة طريق تحقق إنجاز البرنامج بناءً على ما تم توثيقة في ميثاق البرنامج بالإضافة إلى تحديد مدراء للمشاريع المدرجة داخل البرنامج بالتعاون مع الإدارات المسؤولة أيضا يقوم مدير البرنامج بالعمل على خطة لإدارة البرنامج والتي تحتوي على خطط فرعية وهي: خطة إدارة الجدول الزمني، خطة إدارة الموارد البشرية، خطة إدارة الجودة، خطة إدارة المخاطر والتحديات، خطة إدارة العقود والمشتريات، وخطة إدارة التغييرات، وقد تختلف الخطط المطلوبة باختلاف طبيعة كل برنامج فهناك برامج لا تتطلب إعداد بعض الخطط الفرعية المذكورة.
4. مرحلة التنفيذ: في هذه المرحلة يقوم مدير البرنامج بتنفيذ ما تم التخطيط له في مرحلة التخطيط بالإضافة إلى التأكد من أن جميع المشاريع المدرجة داخل البرنامج يتم تنفيذها بالطريقة المناسبة لتحقيق الأهداف المرجوة من البرنامج ولا يتم الانتقال إلى مرحلة الإغلاق إلا عند الانتهاء من تحقيق أهداف البرنامج المرتبطة بتحقيق المشاريع المدرجة داخله.
5. مرحلة الإغلاق: في هذه المرحلة يقوم مدير البرنامج بالتأكد من أن جميع المشاريع المدرجة قد حققت أهداف البرنامج ومن ثم يقوم مدير البرنامج بإغلاق سجل المخاطر والتحديات وإعداد وثيقة إغلاق البرنامج والتي تكون من ضمن محتوياتها الدروس المستفادة.

منهجية إدارة المحافظ:

1. مرحلة ما قبل البدء: في هذه المرحلة تقوم إدارة الإستراتيجية بدراسة وتقييم الوضع الحالي لاستراتيجية المؤسسة وبناءً على هذه الدراسة يتم تقييم الاحتياج لفتح المحفظة، بعد ان يتم اعتماد قرار فتح المحفظة يتم ربط المحفظة بالأهداف الاستراتيجية لها ومن ثم البدء بتعيين الأعضاء لإدارة هذه المحفظة، أما في حال كان هناك محفظة مفعلة سابقاً تقوم الإدارة المعنية في إدارة المشاريع بمشاركة احتياج المحفظة من المشاريع لإدارة الإستراتيجية ومن ثم يتم دراسة الاحتياج ووضع خارطة لتنفيذ هذه المشاريع.
2. مرحلة البدء: في هذه المرحلة تقوم إدارة الإستراتيجية بمشاركة جميع الوثائق من بطاقات المشاريع أو البرامج بالإضافة إلى خارطة الطريق مع الإدارة المعنية في إدارة المشاريع ومن ثم يقوم مدير المحفظة بتعبئة نموذج ميثاق المحفظة بناءً على ما تم مشاركته سابقًا ومن ثم اعتماد ميثاق المحفظة.
3. مرحلة التخطيط: في هذه المرحلة يقوم مدير المحفظة بالعمل على الخطة السنوية لتنفيذ وإدارة المشاريع أو البرامج وتكون بناءً على خارطة الطريق التي تم مشاركتها سابقًا بالإضافة إلى ميثاق المحفظة المعتمد، يتم العمل في البداية على تحديد قائمة تحتوي على مدراء لتنفيذ المشاريع أو البرامج ومن ثم يتم العمل على وضع الخطط الفرعية لإدارة المحفظة والتي تتكون من: خطة إدارة الجدول الزمني، خطة إدارة التواصل، خطة إدارة الموارد البشرية، خطة إدارة الصرف، خطة لإدارة المنافع، خطة إدارة المخاطر والتحديات.
4. مرحلة التنفيذ: في هذه المرحلة يتم تنفيذ جميع مراحل المشاريع أو البرامج من قبل مدراء المشاريع أو البرامج ويكون دور مدير المحفظة هو مراقبة هذه المشاريع أو البرامج عن طريق ما تم التخطيط له في المرحلة السابقة، بالإضافة متابعة تحقيق الأهداف المنافع المرتبطة بالمحفظة.
5. مرحلة التحسين: في هذه المرحلة يقوم مدير المحفظة بدراسة وتقييم وضع المحفظة من أداء وأهداف ومنافع بالإضافة إلى التحقق من أنه قد تم تحقيق الأهداف المشار إليها في ميثاق المحفظة عن طريق إعداد تقرير التحسين على المحفظة وفي حال كان هناك حاجة لعمل تغييرات فيقوم برفع طلب للتغيير مع ذكر الأسباب وفي حال عدم وجود حاجة للتغيير فإنه يكتفي بتوثيق الدروس المستفادة قبل الانتقال مره أخرى لمرحلة البدء.

الإجراءات الداعمة:

1. إجراء إدارة المخاطر: في هذا الاجراء يتم تحديد المخاطر التي قد تؤثر على تنفيذ خطة البرامج أو المحافظ وذلك من خلال تحليلها وتقييمها ومن ثم التعرف على طريقة التعامل معها.
   • يتم استخدام هذا الاجراء عند ظهور مخاطر في أي مرحلة من مراحل دورة حياة منهجية إدارة البرامج أو المحافظ
2. إجراء إدارة العوائق: في هذا الإجراء يتم تحديد العوائق المؤثرة على سير البرنامج أو المحفظة وذلك من خلال حلها أو اتباع آلية التصعيد المعتمدة بالإضافة إلى التعرف على تصنيف العوائق ومتى يتم التصعيد.
   • يتم استخدام هذا الاجراء عند ظهور عوائق على جميع مراحل دورة حياة منهجية البرامج أو المحافظ.
3. إجراء طلبات التغيير: في هذا الإجراء يتم توضيح كيفية التعامل مع طلبات التغيير وماهي أنواع طلبات التغيير بالإضافة إلى من هو المسؤول عن اعتماد طلب التغيير
   • يتم استخدام هذا الإجراء عند ظهور تغيير إستراتيجي على مستوى المحافظ أو بينما البرامج فقد تكون بسبب عدم حصر جميع المتطلبات بصورة صحيحة أو ظهور متطلبات جديدة وقد تظهر تغييرات بناءً على مخاطر تم رصدها أو عوائق ومن الممكن أن تكون طلبات التغيير في مرحلة التخطيط والتنفيذ والإغلاق في منهجية إدارة البرامج بينما تكون في في منهجية إدارة المحافظ فقد تكون على مرحلة التخطيط والتنفيذ فقط.