تأسيس مكاتب إدارة المشاريع PMO

• التحدي

هيئة حكومية تواجه تحديات في متابعة المشاريع وإدارة الميزاينية المخصصة بالإضافة إلى تحديد المشاريع المتعثرة والمشاريع القائمة وإدارة الموارد بالرغم من وجود مكتب لإدارة المشاريع بمنهجية عمل واضحة وسياسات وإجراءات ونماذج وأدوات، لكن مع نمو المكتب وزيادة عدد المشاريع أصبح من الصعب متابعة أداء جميع مشاريع المنظمة.

• الحل

بعد تقييم المشكلة لدى الهيئة عمل فريق إمباور الاستشاري بإنشاء نظام إدارة المشاريع و  توفير الدعم الفني والتقني اللازمين لضمان جودة واستمرارية عمل نظام و نظام إدارة المشاريع وتشمل:

1. نظام إدارة المشاريع يدعم إدارة موحدة لمجموعة المشاريع ونظام تقارير متقدم بالاضافة إلى نظام أساسي متصل وقابل للتحجيم يحتوي على منهجية مبنية على أفضل الممارسات لمساعدة الهيئة على تعريف واختيار مجموعة المشاريع التي تتناسب مع استراتيجية العمل، كما يدعم وضع أولويات للطلبات المتنافسة بموضوعية مع وجود مئات المشاريع التي تتنافس ضمن نفس الميزانية والموارد المحدودة، فإنه من الضروري ايجاد معيار قياس لوضع الأولويات وتقييم طلبات الاستثمار بشكل صحيح وزيادة فعالية توظيف الموارد من خلال تخطيط السعة.
2. نظام المراقبة ومؤشرات الأداء تطبيق سطح مكتب وخدمة لوحة المعلومات التفاعلية عبر الإنترنت وتطبيقات نظام المراقبة ومؤشرات الأداء المتوفرة على هواتف والأجهزة اللوحية التي تمكن أصحاب المصلحة من متابعة أداء مكتب إدارة المشاريع وتحديد الميزانيات والموارد بالإضافة إلى تصوير إحصائيات وأرقام تساعد في عمليات إتخاذ القرار.

• التحدي

شركة سعودية تقنية لديها مكتب إدارة مشاريع استراتيجي، ومع ذلك يجد فريق العمل صعوبة في تنفيذ المهام المطلوبة وذلك بسبب عدم الموائمة بين طبيعة الأعمال الحالية ومنهجية العمل والسياسات والنماذج والأدوات المعتمدة لدى المكتب.

• الحل

بعد تقييم المشكلة لدى الشركة عمل فريق إمباور الاستشاري على تقيم الوضع الحالي واقتراح خطة تطوير لتحسين النموذج التشغيلي للموائمة بين تطوير المنتجات وتسليم المشاريع لمكتب إدارة المشاريع الاستراتيجي من خلال:

1. التحليل وتصميم الحل الأمثل بدأت عمليات التحليل عقد ورش عمل مع منسوبي مكتب إدارة المشاريع الاستراتيجي، وعمل مقابلات شخصية مع مدراء المشاريع ومراجعة هيكلة المكتب والعمليات والنماذج الخاصة به لفهم الوضع الحالي ولتصميم الحل الأمثل عمل الفريق على تحسين هيكلة مكتب إدارة المشاريع والعمليات والنماذج الخاصة به وتبسيط عمليات تسليم المشاريع من البداية إلى النهاية، و تحليل وحل أكبر التحديات، ومراجعة الاحتياجات التقنية.
2. المراقبة والتحسين للتحقق من فعالية الحل الجديد تم تخصيص ساعات استشارية لمعالجة التحديات الجديدة مع التحسين والتطوير المستمر بحسب توجيهات أصحاب المصلحة وبعد الموائمة مع أفضل الممارسات، ولضمان سير العمل بكل يسر وسهولة على مستوى الشركة يتم نقل المعرفة لكافة الادارات من خلال عقد ورش عمل توعوية.