تكنولوجيا المعلومات وأثرها في إدارة المشاريع

تكنولوجيا المعلومات

مصطلح يشمل جميع أشكال التكنولوجيا المستخدمة لإنشاء وتخزين وتبادل واستخدام المعلومات بأشكالها المختلفة. بما في ذلك بيانات الأعمال والمحادثات والصور الثابتة والصور المتحركة وعروض الوسائط المتعددة. عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا وإدارة المشاريع فإنك ستحتاج إلى معرفة ما يكفي عن الموضوع لفهم احتياجات عملك. حيث أنه سيكون لعملك مجموعة معينة من احتياجات المعدات التي ربما تختلف عن احتياجات الشركات أو الأعمال الأخرى. لذلك عليك تحديد أهداف واستراتيجيات المشروع ومن ثم اختيار الجوانب التكنولوجية المتعلقة به والتي تساعد على إنجازه.

كيف ساعد دمج تكنولوجيا المعلومات وأثرها في إدارة المشاريع على تطوير وتحقيق أهدافها

• يجب أن يكون مديرو المشروع على استعداد لإدارة التحديات الحالية والمستقبلية داخل المشروع. وهذا يعتبر تحت مجال الإدارة وكذلك داخل مجال تكنولوجيا المعلومات.
• العولمة السريعة للأعمال تعني أن المنظمات يجب أن تزيد بشكل كبير من قدرتها على إدارة المعلومات والبيانات بدقة. وذلك من خلال استخدام تكنولوجيا المعلومات بالشكل الصحيح.
• يعد الاستخدام الفعال لتكنولوجيا المعلومات لدعم عمليات الشركات جزءًا مهمًا من إدارة المشاريع في معظم الشركات. يوجد هناك حاجة ملحة لأن يكون هناك نظام خاص يتم فيه مشاركة المعلومات التي يتعلمها أو يستخدمها الأفراد داخل الشركة. بالإضافة الى الاستفادة منها لتحقيق الأهداف الإستراتيجية الخاصة بالمشروع.
• تسهّل التكنولوجيا تبادل المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة واسعة النطاق. ويمكن لبعض أكبر وأقوى الشركات في العالم أن تنسب الكثير من ثروتها إلى الاستخدام السليم لتكنولوجيا المعلومات.

• جعلت التكنولوجيا الكثير من الأشياء في الحياة أسهل، ولكن كيف أثرت على إدارة المشروع؟ ببساطة، لقد غيرتها بكل الطرق الممكنة.

• أحدثت التطورات في البرمجيات والأجهزة وتكنولوجيا الاتصالات وغيرها من المجالات تحولًا في عالم إدارة المشاريع على مدار العشرين أو الثلاثين عامًا الماضية. وتتغير الأمور بشكل أسرع كل يوم.

هناك 4 طرق تكنولوجية عملت تغيير كبير في إدارة المشاريع:

• تحسين الاتصال والتواصل: التواصل هو مفتاح نجاح المشروع. لا ينبغي أن يكون مفاجئًا ،لذا إن أحد أهم استخدامات التكنولوجيا في إدارة المشروع هو ضمان التواصل المناسب بين المديرين وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين.

• زيادة الكفاءة من خلال التقنية السحابية: تقنية إدارة المشاريع السحابية ليست فقط أكثر فعالية من حيث التكلفة وسهلة الإدارة، فهي ايضا تتيح الوصول إلى الأجهزة المحمولة وقابلية التشغيل البيني بطريقة لا يمكن أن تتطابق معها حلول إدارة المشاريع في الشركة.

• تحديثات وتقارير في أي وقت: من خلال برنامج إدارة المشاريع السحابية، يمكن لمدراء المشاريع تحديث وثائق المشروع وتنبيه الفريق بأي مشاكل في غضون ثوانٍ. على سبيل المثال تسهل ميزات كلاريزن Clarizen لإعداد التقارير وتتبع المهام الرائدة في المجال على كل فرد في المشروع البقاء على اطلاع دائم.

• التعاون الاجتماعي: الآن بعد أن بدأت الشركات في تبني أدوات التعاون الاجتماعي على نطاق واسع، أصبحت إدارة المشروع أسرع وأسهل. بدلاً من محاولة التدقيق في امتداد مستحيل إدارته لرسائل البريد الإلكتروني وملاحظات الاجتماع وغيرها من الوثائق للعثور على المعلومات ذات الصلة، يمكن لأعضاء فريق المشروع استخدام أدوات التعاون السحابية من Clarizen للتواصل في الوقت الفعلي وتنظيم جميع تفاعلاتهم ووثائق العمل معًا في مكان واحد.

الخلاصة:

إدارة المشروع كاملة دون تدخل تكنولوجيا المعلومات لا يساعد على إكمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية دون استخدام الأدوات التي توفرها تكنولوجيا المعلومات. فإن لها دور كبير في هذه الأيام في إدارة المشاريع حيث جعلت عملية إدارة المشاريع أكثر فعالية وإنتاجية وتساهم في تحقيق المزيد من الوقت أقل من أي وقت مضى.

لقراءة المزيد حول إدارة المشاريع تصفح هنا أو من خلال معهد إدارة المشاريع العالمي PMI