كيف تؤسس مكتب إدارة المشاريع pmo ؟ 

كما أنه يساعد على ترجمة استراتيجية المنظمة وتحقيق أهدافها، بالإضافة إلى ذلك، فهو يساهم في رفع وتوحيد معايير تنفيذ المشاريع وتحسينها؛ بما يحقق الكفاءة والتنفيذ بطريقة فعّالة و ناجحة، ثم النجاح في ظل البيئة التنافسية والمتغيّرة التي تعيشها المشاريع اليوم..  وفي المقال التالي سنوضح كيفية تأسيس مكتب إدارة المشاريع pmo ودوره في  تحسين العمليات وزيادة الفرص والأداء للمشاريع بشكلٍ عام.  

ماذا يقصد بـ مكتب إدارة المشاريع pmo ؟ 

هو إطار تنظيمي يعمل على تحسين إدارة المشاريع والبرامج في المنظمات وتحقيق الأهداف بشكلٍ فعّال، كما يوحد العمليات والأساليب الإدارية ويساهم في الحفاظ على التناسق بين المشاريع داخل المنظمة، وذلك للوصول إلى الأهداف الاستراتيجية وزيادة الإنتاجية وتحسين الجودة ثم تقليل التكاليف وتوفير الوقت والجهد. 

وتدعم مكاتب PMO أهداف الأعمال الاستراتيجية من خلال التوجيه، وإدارة المعرفة وتخصيص الموارد ومراقبة الأداء وتقييمه لضمان تقدم المشروع، وعادة، تختلف مهام مكاتب إدارة المشاريع باختلاف المنظمات وحجمها، إلّا أنها تتفق في إنشاء المعايير والإجراءات اللازمة لعملية إدارة المشروع.

ماذا نستفيد من مكتب إدارة المشاريع pmo ؟

يعد مكتب إدارة المشاريع بمثابة أداة فعّالة لتحقيق النجاح التي تسعى إليه المنظمات، وذلك لأنه يوفر العديد من الفوائد منها: 

1- توحيد العمليات والمنهجيات، مما يساهم على توحيد اللغة وتحسين التواصل والتنسيق بين الفرق.

2- تحسين إدارة المشروع وتنظيمه، وتحديد الأهداف والمخاطر والمؤشرات الرئيسية للأداء.

3- توفير الوقت والجهد، كما توفير الموارد اللازمة وتوحيد الأدوات والإجراءات وتوفير الدعم اللازمة لفرق المشاريع.

4- تقليل المخاطر، و ذلك من خلال تحديدها وإدارتها  وتحديد الإجراءات اللازمة للتعامل معها.

5- زيادة الكفاءة والإنتاجية نظرًا لتحسين إدارة المشروع وتحديد المؤشرات الرئيسية للأداء والتحكم بها.

6- تحسين جودة المشاريع والالتزام بالمواعيد بسبب توافر المعايير والإرشادات وأدوات الرقابة اللازمة.

7- تحقيق الأهداف الاستراتيجية، و ذلك لأنه يساعد على ضمان سير المشاريع الصحيحة، بالتوازي مع استراتيجية وأهداف الأعمال.

8- تخصيص الموارد بشكلٍ صحيح من خلال البيانات الشاملة على مستوى المحفظة وتحقيق التوازن بين المشاريع. 

ما أهم وظائف مكتب إدارة المشاريع؟ 

بما أن مكتب pmo يعد فريق قائم على توحيد المنهجيات والأدوات لتحسين إدارة المشاريع وتنظيمها، لذا يشمل ثلاث وظائف رئيسية وهي: 

•  تنسيق محفظة المشاريع:

 يساهم على التنسيق بين المشاريع المختلفة لتجنب التداخل وضمان الانسجام والتزامن في العمل، من خلال تحديد الأولويات بناءً على الأهداف الاستراتيجية.  

• توفير بيانات شاملة: 

يجمع مكتب إدارة المشاريع PMO بيانات عن المشاريع كافة، ويعمل على تحليلها وتقديم رؤى موضوعية عن أداء المحفظة ومخاطرها، ونشر أفضل الممارسات والدروس المستفادة من المشاريع من أجل مصلحة المنظمة.

• ضبط الجودة والمعايير : 

يضع pmo إطارًا للممارسات المثلى والسياسات والمعايير المتعلقة بإدارة المشاريع، لضمان الجودة والامتثال للسياسات والعمليات. 

 ما هي خطوات تأسيس مكتب إدارة المشاريع؟

إنشاء مكتب إدارة مشاريع يحتاج إلى تخطيط جيد وتنفيذ دقيق لضمان نجاح العملية، ومن أهم الخطوات التي يمر بها خلال التأسيس: 

• تحديد الحاجة والأهداف:

يجب في البداية إجراء تقييم لحالة المنظمة الحالية وتحديد الفجوات والأهداف الرئيسية الإنشاء مكتب إدارة المشاريع وتحديد الأولويات.  

•  اختيار الفريق وتوزيع المسؤوليات: 

اختيار فريق مؤهل ذو خبرة وكفاءة عالية وتحديد المسؤوليات والوظائف لأعضاء فريق المكتب وتحديد دور كل عضو في إدارة المشاريع. 

• تحديد المعايير والأدوات:

تقييم الاحتياجات وتوفير الأدوات والمنهجيات والتقنيات المستخدمة في إدارة المشاريع وتوحيدها في المنظمة لضمان جودة المشاريع وتحقيق الأهداف بشكلٍ فعّال. 

•  التواصل والتنسيق: 

تعزيز التواصل والتنسيق بين فرق المشاريع والجهات الخارجية، مثل العملاء والشركاء والموردين لتحقيق أهداف المكتب. 

•  البدء في العمليات: 

من خلال اعتماد وإطلاق أدوات إدارة المشروع والبدء في تطبيق العمليات والإجراءات والسياسات اللازم. 

• التقييم والتحسين

 تحديد المؤشرات الرئيسية للأداء وتقييم أداء المكتب وتحسين أو تعديل أداء المكتب وفقًا لاحتياجات المشاريع.

ما أهم مسؤوليات مكتب إدارة المشاريع؟ 

يساهم pmo على تحسين إدارة المشاريع وذلك من خلال عدد من المسؤوليات التي يقوم بها منها: 

• تطوير المنهجيات والإجراءات وتنفيذها: 

تطوير المنهجيات والإجراءات المطلوبة حسب احتياجات المشاريع لها، وتحديد معايير قياسية وتوثيقها، ثم تطوير الأدوات والتقنيات اللازمة لتسهيل عملية الإدارة. 

• توفير الموارد اللازمة: 

يجب توفير الموارد البشرية ذات الكفاءة العالية والأدوات بما فيها البرمجيات والأنظمة اللازمة، والميزانية لتشغيل مكتب الـ PMO .

• التخطيط والتنسيق:

 وهذا يكون مع جميع الأطراف المعنية في المشروع، بما في ذلك الفرق الفنية والمالية والإدارية، والجهات الخارجية، لضمان الامتثال لجميع المعايير والممارسات القياسية والإجراءات المتبعة.

• المراقبة والتقييم: 

التقييم المستمر لأداء المشروع ومراقبته للتحقق من الوصول إلى الأهداف المحددة، وتحديد المشكلات والمخاطر المحتملة واتخاذ الإجراءات اللازمة لتجاوزها.

•  إدارة المخاطر: 

تحديد المخاطر المحتملة وتقييمها وتطوير إجراءات لإدارتها والحد من تأثيرها حتى لا تؤثر على نجاح المشروع. 

•  إدارة التغيير:

 إدارة أي تغيير قد يطرأ على المشروع وتحديد الخطط اللازمة لتجاوز التحديات التي تواجهها المشاريع لضمان نجاحها.

• التحديث والتطوير: 

يعمل مكتب الـ pmo على تحديث وتطوير الإطار العام لإدارة المشروع باستمرار لتلبية احتياجات المنظمة وتحسين الأداء، تنفيذ البرامج التدريبية لتأهيل فريق العمل.

• التوثيق والتقارير: 

توثيق المشروع كاملًا من جميع النواحي وإعداد التقارير اللازمة لتقييم الأداء وتحديد الإجراءات اللازمة للتحسين. 

• الدعم الفني:

توفير الدعم الفني والتقني والتدريب والاستشارات اللازمة لإدارة المشروع. 

•  تحسين العمليات:

 تحسين العمليات والأداء بشكلٍ مستمر وتطوير وتحديث الأدوات والإجراءات اللازمة لتلبية احتياجات المنظمة. 

ما أهم النصائح لتأسيس مكتب pmo فعّال؟ 

يعد الحرص على تطبيق الأفكار والممارسات الجيدة والنصائح من أهم ما يساعد على نجاح مكتب الـPMO وفيما يلي بعض النصائح التي يمكن اتباعها لتحقيق ذلك: 

• تحديد أهداف واضحة ومحددة لإنشاء مكتب إدارة المشاريع والتأكد من توجيه الجهود نحوها.
•  استخدام أفضل الممارسات وتطبيقها بشكلٍ منتظم، لتحسين جودة العمل وتحقيق نتائج إيجابية.
• توفير التدريب والتطوير لأعضاء الفريق وتحسين مهاراتهم وقدراتهم، لتحسين جودة العمل. 
• التحكم في الموارد المطلوبة لتنفيذ المشروع باختلافها، لتحقيق الأهداف المحددة بأفضل طريقة ممكنة.
• التوسع تدريجيًا والبدء على نطاق صغير، للتأكد من نجاح المرحلة التجريبية وفعالية الأدوات والعمليات. 
• توثيق جميع جوانب المشروع وتحديد المخرجات والنتائج المحتملة، وإجراء التقييم المستمر لأداء المشروع. 
• تحديد المشكلات والمخاطر المحتملة واتخاذ الإجراءات اللازمة من أجل تجاوزها.
• الالتزام بالجدول الزمني المحدد لتنفيذ المشاريع وتحقيق الأهداف بشكلٍ فعّال. 
• الحصول على دعم إداري عالي المستوى، من أجل ضمان توفر الموارد والصلاحيات وإدارة التغيير. 

في الختام، يعد إنشاء مكاتب pmo عملية ضرورية من أجل تعزيز نجاح المشاريع واستقرار أدائها على المدى الطويل، لأنها تساعد على تحسين معدلات النجاح وتحقيق الأهداف الاستراتيجية حتى أنها تتجنب المخاطر وترفع كفاءة العمليات، وتوفر قيمة قابلة للقياس، حيث يمكن تصنيفه كـ استثمار ممتاز لأي منظمة تسعى إلى تحقيق التميز في مجال عملها، على الرغم من ما يتطلبه من جهدٍ كبير وموارد مادية وبشرية.