وهذا ما يؤكد الحاجة إلى إدارة المخاطر، من خلال حصرها وتحليلها وتصنيفها وتقييم أثرها ووضع استراتيجيات للتعامل معها، لتحقيق العديد من المزايا التي يهدف إليها أي مشروع مثل تقليل التكاليف الناتجة عن الأضرار وتحسين الأداء والجودة، وزيادة الثقة في اتخاذ القرار.
تعريف إدارة مخاطر المشاريع:
تحديد المخاطر وتقييمها وتحليلها ومراقبتها للحد أو التخفيف من تأثيرها واحتمالية حدوثها، ووضع الاستراتيجيات اللازمة للتعامل معها، بهدف تحقيق أهداف المشروع بفعالية عالية وتحقيق الربحية المرجوة وتحسين فرص النجاح في المشاريع.
وتكون من خلال تحديد المخاطر وتشخص الأحدث أو الظروف التي تقف عائقًا أمام الأهداف، ثم تحليل المخاطر وتقييمها كل على حدا وقياس مدى تأثيرها واحتمالية وقوعها لتصنيف درجتها، وأخيرًا الاستجابة لها ووضع الخطط اللازمة للتخفيف من وقوعها أو تحنبها، ثم متابعة تنفيذ خطة المعالجة للكشف عن أي تغييرات.
أهمية إدارة المخاطر
تساهم إدارة المخاطر بالطريقة الصحيحة في نجاح المشروع وتوضيح المشاكل والتكاليف الإضافية عند فهمها واكتشافها في وقتها المناسب، وذلك لأسباب عدّة منها:
- التحسين المستمر للأداء نظرًا لتوافر فهم أفضل للعوامل التي تؤثر على المشروع.
- تحسين الأداء الفني والتقني للمشروع وكفاءة الإجراءات والخدمات المقدمة
- الحفاظ على نطاق المشروع والميزانية والتخلص من أي تأخيرات محتملة.
- التخلص من المفاجآت وتوفر الوقت لوضع الخطط البديلة والتدابير اللازمة.
- زيادة نجاح المشروع وتحقيق الأهداف الاستراتيجية
- زيادة ثقة أصحاب المصلحة ورضا العملاء وتلبية توقعاتهم من المشروع.
- تقليل التكاليف وزيادة الربحية المرجوة من المشروع.
الفرق بين إدارة المخاطر وإدارة الأزمات
هناك العديد من المصطلحات التي نكررها في إدارة المشاريع تبدو للوهلة الأولى أنها بذات المعنى إلا أنها علميًا هناك اختلاف بينهم، ومن هذه المصطلحات ” إدارة المخاطر وإدارة الأزمات”
- إدارة المخاطر:
تركز على المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على أهداف المشروع، وتعمل على تجنبها والحد من حدوثها، أو تقليل تأثيرها واحتمالية حدوثها، وهي تكون عملية مستمرة تتضمن التخطيط والتنفيذ والمراقبة والسيطرة على طول مراحل المشروع، أي تبدأ من مرحلة مبكرة في حياة المشروع وتستمر معه إلى النهاية، بهدف تخفيف التأثير السلبي للمخاطر وتحقيق الأهداف.
- أما إدارة الأزمات:
تركز على الحوادث والأزمات التي وقعت بالفعل خلال دورة حياة المشروع وأصبح لا مفر منها، أي تعمل على معالجة الأضرار بعد وقوعها، و تهتم بالتخطيط للأحداث والتركيز على التقليل من ضررها باتخاذ إجراءات وقرارات سريعة وحاسمة من خلال تحديد الحلول اللازمة، وتحتاج إلى استجابة سريعة في ظل شح المعلومات.
وهذا يوضح أن إدارة المخاطر والأزمات عمليتان مختلفتان متكاملتان، بحيث تعمل الأولى على تفادي حدوث الثانية، وفي حالة حدوثها تقوم الثانية بمعالجة الأمر.
أنواع المخاطر في المشاريع
تواجه المشاريع العديد من المخاطر التي بحاجة إلى دراسة قبل البدء فعليًا في التنفيذ، لذا من أبرز هذه المخاطر:
- التنظيمية:
العوامل التي تكون خارج نطاق المشروع مثل التغييرات التنظيمية أو السياسية أو الاقتصادية.
- التقنية:
المخاطر المتعلقة بالتقنيات الجديدة المتعلقة بالتكنولوجيا التي يتطلبها المشروع، مثل الأجهزة والبرامج والأنظمة التي يمكن أن تسبب تأخير في التسليم.
- الموارد البشرية:
فقدان الموظفين الرئيسين أو نقص المهارات اللازمة وضعف الأداء وعدم التعاون وسوء الاتصال.
- المالية:
تخطي حدود الميزانية وارتفاع تكاليف المواد أو ظهور تكاليف غير متوقعة أو نقص التمويل أو تقلبات سعر العملة، حيث تؤثر على الربحية المرجوة.
- التنفيذ والتخطيط:
وتشمل تأخير الموردين أو عدم الالتزام بجدول الزمني أو تأخير الموافقات، أو عدم وجود تخطيط كافٍ للمشروع وعدم وضوح الأهداف.
طرق تحديد المخاطر
هناك العديد من الطرق التي يمكن أن يستخدمها فريق العمل في إدارة المشروع، أهمها:
- تحليل SWOT:
أداة لتحديد نقاط الضعف والقوة والفرص والتهديدات في المشروع، يستخدم لتحديد المخاطر المحتملة.
- العصف الذهني:
إجراء جلسات عصف ذهني مع أصحاب المصلحة يساهم في تحديد المخاطر التي لا تظهر في الوثائق بسهولة.
- تحليل PESTLE:
لتحديد الأحداث السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية والقانونية والبيئية التي يمكن أن تؤثر على المشروع.
- الخبرات السابقة:
استخدام الخبرات السابقة في مشاريع مشابهة لتحديد المخاطر المحتملة والإجراءات الوقائية اللازمة.
- استطلاعات الرأي:
استفسار عن آراء الخبراء والمهنيين لتحديد المخاطر المحتملة.
- التحليل الاحصائي:
استخدام أسلوب التحليل الإحصائي لتحديد المخاطر المحتملة وتقييمها وتصنيفها.
- تقنيات التحليل الكمي:
مثل تحليل الشجرة والشبكة لتحديد نقاط الضعف ووضع خطط للتقليل من تأثيرها.
كيفية التعامل مع المخاطر
التعامل مع المخاطر من أهم العمليات في إدارة المشاريع، لأهميتها في تطوير وتنفيذ الأهداف، ومن الطرق الفعّالة ال للتعامل معها:
- تجنب المخاطر:
التخلص منها عن طريق تغيير نطاق العمل أو التقنيات المستخدمة، وهذا في حالة المخاطر غير المرغوب بها تمامًا.
- قبول المخاطر:
إدارتها ومراقبتها باستمرار والاستعداد للاستجابة السريعة عند الحاجة لذلك، وهذا يكون عندما تكون المخاطر صغيرة نسبيًا
- تقليل المخاطر:
وضع تدابير وقائية لتقليل احتمالية حدوثها أو خفض تأثيراتها.
- توزيع المخاطر:
نقل المخاطر وتوزيعها على أطراف أخرى، مثل التأمين والاتفاقيات والاستعانة بمتعاقدين.
ختامًا، تعد إدارة المخاطر من بمثابة عملية تساعد على إنجاز المشروع بسلاسة ودون عقبات غير متوقعة، حيث تتطلب اتخاذ قرارات مدروسة باستخدام التقنيات والأدوات المناسبة للحفاظ على نجاح المشاريع من الحفاظ على جدول زمني محدد إلى التكاليف والموارد وغيرها من العمليات التي يمر بها المشروع.
