كما تعد حوكمة المشاريع من أهم العوامل التي تؤثر في نجاح أو فشل المنظمات، نظرًا لمساهمتها في اتخاذ القرارات السليمة. وتوزيع المسؤوليات الذي يَحِد من الفشل ويعمل على زيادة الإنتاجية وتقييم الأداء باستمرارية، وفي المقال التالي، سنوضح أكثر كيف تكون الحوكمة مفتاح الوصول إلى الأهداف..
المقصود بـ حوكمة المشاريع:
الآليات والهياكل والسياسات التي تعمل على إدارة المنظمة بفعّالية ومسؤولية وشفافية وهذا لضمان تحقيق أهداف المشاريع وضبط عملية اتخاذ القرارات وتوفير التوجيه اللازم للإدارة بالإضافة إلى ذلك حماية مصالح أصحاب المصلحة.
وتستند الحوكمة أيضًا ، على الهيكل التنظيمي للمشروع، حيث يتم توضيح الأدوار والمسؤوليات لجميع العمليات الرئيسية بهدف ضبط عملية اتخاذ القرار. وضمان سلاسة العمل بما يخدم أهداف المنظمة.
فوائد حوكمة المشاريع:
- توجيه الجهود ودعم اتخاذ القرارات الصحيحة وذلك لتحسين أداء المشروع
- التحكم في المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على المشروع والتخفيف من تأثيرها
- تعزيز المسؤولية، و في نفس الوقت تحديد الجهات المسؤولة عن تنفيذ العمليات وتحقيق الأهداف.
- تحسين متابعة العمليات وتقييم الأداء.
- تحسين جودة المشروع وتحديد الإجراءات المطلوبة لضمان تحقيق الأهداف والاستجابة للمتغيرات.
- زيادة الشفافية وتوفير معلومات مفصلة حول الأهداف والميزانيات والمخاطر والعمليات والنتائج.
- تعزيز نجاح الشراكات بين الجهات المعنية، وذلك من خلال التحديد الواضح للأدوار والمسئوليات.
- تحسين الاستدامة من خلال تحديد المخاطر واتخاذ الإجراءات اللازمة للحد أو التخفيف من تأثيرها.
مكونات خطة الحوكمة:
تعد خطة الحوكمة المرجع الأساسي لتحديد كيفية إدارة المشاريع وتحقيق الأهداف، نظرًا لوجود العديد من المكونات المختلفة منها:
- السياسات والإجراءات الإدارية:
ويقصد بها الإجراءات الرئيسية والداعمة للمشروع والسياسات ذات العلاقة المرتبطة بكل إجراء، وكما يتم تحديد الأدوار والمسئوليات في الإجراءات والنماذج المستخدمة ومدخلات ومخرجات كل إجراء، وكذلك تحديد الاعتمادية بين الإجراءات.
- الهيكل الإداري:
تحديد فرق العمل والمستويات الإدارية والصلاحيات الخاصة بهم، بحيث يتم توزيع وتحديد الصلاحيات في كل إجراء .
- الميزانية والتكاليف:
كيفية إدارة الميزانية والتحكم في التكاليف وإدارة المخاطر المحتملة المتعلقة بالجانب المادي.
- التحكم في المخاطر:
تحديد الأساليب المستخدمة لتحديد المخاطر وإدارتها للتحكم فيها والتخطيط للحد من تأثيرها.
- إدارة الجودة:
السياسات والإجراءات والممارسات المستخدمة لضمان تحقيق الجودة في جميع جوانب المشروع.
- المشتريات والتوريدات:
تحديد المشتريات والموردين وإدارة العقود وتنفيذ المشتريات بفعالية عالية وكفاءة.
أهم عناصر خطة الحكومة:
يعد الالتزام بالممارسات بشكلٍ متكامل ومنسق من أهم الأمور التي تساهم في إدارة وتنفيذ وتنظيم وتطوير المشروع بطريقة فعّالة والوصول إلى الأهداف المرجوة، ومن أهم ما يجب أن تتضمنه الحوكمة:
- هيكل تنظيمي يحدد ويوزع الأدوار والمسؤوليات على كل أعضاء المشروع والهيئات.
- عمليات وإجراءات وآليات اتخاذ القرارات بالإجماع مع المعنيين ومتابعة تقدم المشروع.
- وضع خطط المشروع، و مراقبة تقدمه كذلك، وتقييم العمليات والأداء وفق الخطة الموضوعة.
- التواصل والتنسيق مع الأطراف المعنية في المشروع، وتنظيم الاجتماعات والتقارير.
- تحديد المخاطر المحتملة وتقييمها وتحليلها، واتخاذ إجراءات للحد أو التخفيف من تأثيرها.
- إدارة العقود والاتفاقيات وتحديد المعايير والشروط والمسؤوليات المتعلقة بها.
- تخصيص الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع، كما يجب مراقبة استخدامها بشكل فعال.
أطر عمل تساهم في حوكمة المشاريع:
لتحقيق نتائج فعّالة يجب النظر إلى أكثر الأطر استخدامًا والتي تساهم في حوكمة المشروع وهي:
- Water Fall
شائع الاستخدام في إدارة المشاريع، يوفر مجموعة من المفاهيم والتقنيات اللازمة لإدارة المشاريع، ويشمل على ” إدارة النطاق والجدول الزمن والتكلفة، والمخاطر، والجودة، والموارد البشرية..”
- PRINCE2:
يستخدم في المشاريع الكبيرة والمعقدة ويركز على تحديد المسؤوليات وتحديد الأهداف وإدارة المخاطر والمراحل وتنفيذ الخطط ، مما يساعد على تحقيق حوكمة فعّالة للمشروع وتحقيق الأهداف بكفاءة.
- Agile:
بركز على التعاون بين الفريق والتغيير المستمر وتحسين الجودة، ويستخدم في المشاريع التقنية والمشاريع التي تتطلب تحقيق القيمة المضافة بشكل سريع، نظرًا لمرونته والاستجابة السريعة للتغيرات.
مستويات الحوكمة وأمثلة عليها:
تختلف مستويات الحوكمة ودرجة السيطرة أو التحكم عليها في المشاريع بسبب اختلاف مراحل المشروع أو حجم المنظمة ونوعها ونطاق أعمالها، وفيما يلي أهم ثلاثة مستويات للحوكمة:
- القرارات الاستراتيجية: يتضمن تحديد الأهداف الرئيسية والخطط الاستراتيجية والمخاطر والمعايير الأساسية التي يجب اتباعها.
- الخطط التكتيكية: تحويل القرارات الاستراتيجية إلى خطط تكتيكية لتحقيق الأهداف المحددة، وتحديد الموارد المطلوبة وتحديد الجدول الزمني والميزانية.
- الإدارة التشغيلية: تحديد المهام وتحسين الجودة ومراقبة التقدم وإدارة المخاطر والمشاكل، وتنفيذ الخطط التكتيكية بشكلٍ فعال.
ومن الأمثلة على مستويات الحوكمة:
- تعيين مجلس الإدارة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية والتأكد من تنفيذها بشكل صحيح، في المنظمات الكبيرة، أما الصغيرة منها توكل المهمة إلى المدير العام.
- في المنظمات الحكومية يتم تعيين المسؤولين الحكوميين لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، بينما يتولى مجلس الأمناء أو الإدارة المهمة في المنظمات غير الربحية.
إن وجود نموذج واضح لحوكمة المشروع يساهم في اتخاذ القرارات الصحيحة على اختلاف المستويات، ويحدد الأدوار والمسؤوليات بشكل واضح، فمن مستويات نماذج الحوكمة :
-
الهيئة الاستراتيجية العليا:
وهي تتألف من المجلس التنفيذي والإداري الممثلين عن أصحاب المصلحة، وهي تتولى توضيح الأهداف ووضع الاستراتيجيات والسياسات، كما يتم تعيينهم لإدارة المخاطر واتخاذ القرارات الاستراتيجية المراجعة الدورية.
-
اللجنة التوجيهية:
تشمل مديري المشاريع الذين يتحملون المسؤولية الأولى عن تنفيذ الخطط وتحقيق الأهداف وتحديد الأولويات لضمان تلبية متطلبات أصحاب المصلحة وتنفيذ المشروع بفعالية عالية.
-
الفريق التنفيذي:
الفريق والأعضاء المتخصصين في الأدوار التشغيلية والفنية لتنفيذ المشروع واتخاذ القرارات التشغيلية بإشراف مدير المشروع لتحقيق الأهداف والمهام المحددة في خطة الحوكمة والتواصل مع الفرق الأخرى.
-
اللجنة الاستشارية:
الخبراء وكبار المسؤولين التنفيذيين والمهنيين المختصين في مجالات تتعلق بالمشروع وتساهم في تحسين جودة القرارات وتساعد على تقديم الدعم اللازم والتوجيه الاستراتيجي في حدود الصلاحيات.
-
لجنة الرقابة الخارجية:
الفريق الرقابي الخارجي الذي يتم الاستعانة به من مراقبين ومدققين للتأكد من تنفيذ السياسات وتقديم المشورة وفق التقييم وقياس الأداء وتعديل الخطة والسياسات حسب الضرورة.
المعايير الدولية المستشخدمة في تقييم فعالية الحوكمة:
- الشفافية: ويكون بقدرة المنظمة على توفير المعلومات اللازمة للأطراف المعنية مما يوفر الوصول إليها بسهولة وشفافية.
- المساءلة: من خلال تحديد المسؤوليات وتقديم التقارير الدورية والتحقق من الأداء واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين الأداء.
- المشاركة: تشجيع وتمكين الموظفين والأطراف المعنية للمشاركة في صنع القرارات وتحسين الأداء.
- القوة الإدارية: القدرة على تطوير الإدارة والتنظيم وتحديثها وبالإضافة إلى تحديد السياسات أو الإجراءات اللازمة لتحقيق الأهداف المحددة.
ختامًا، إن حوكمة المشاريع بما تقدمه من إجراءات وسياسات تساهم في اتخاذ القرارات السليمة وتطبيق المنهجيات الاحترافية خلال الإدارة؛ مما يضمن توزيع المهام والمسؤوليات بوضوح كامل، ومراقبة شفافة للتقدم الذي يحققه المشروع وتقييم أولي على الأداء، بما يضمن تحقيق الأهداف المحددة بشكلٍ فعّال وتحقيق الاستدامة وضمان المساءلة.
