إن زيادة مستوى نضج المنظمة يعد أمرًا مهمًا لاستمرارها وقدرتها على المنافسة الكبيرة للوصول إلى أهدافها، بحيث تكون جاهزة بشكل مستمر لحالة التطور والتكيّف للبقاء بقوة في السوق، والقدرة على التغيير والاستفادة من الفرص وذلك لا يأتي إلا من خلال؛ تحديد نقاط قوتها وضعفها، والعمل على خطة قوية وفعّالة ومنطقية لتحسين مشاريعها باختلاف حجمها أو مجالها، وفي المقال التالي نوضح كيف يمكن أن تزيد مستوى نضج منظمتك بشكلٍ أكبر.
ماذا يقصد بمنهجية p3m3 ؟
اختصار لـ Portfolio, Programme, and Project Management Maturity Model، أي نموذج نضج إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع.
وهي إطار شامل يساهم في تقييم وتعزيز وتحسين عمليات إدارة المشاريع، حيث يساعد المنظمات على تقديم رؤى محترفة لزيادة مستوى نضج الإدارة من خلال تحديد مجالات التحسين لتحقيق الكفاءة والفعالية المطلوبة.
وتعمل المنهجية على تحديد وصياغة النتائج والمؤشرات والعوامل التي يجب إدارتها ومراقبتها بشكل وثيق لضمان نجاح المشروع، وذلك استنادًا لمستويات النضج الخمسة التي تتكون منها، فيكون التقييم في كل مستوى حسب عوامل مدروسة ومؤثرة مثل ( الإدارة، المنهجية، الأداء، الاستراتيجية، الأداء، الابتكار) مما يزيد مدى فهم نضج إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ في المنظمات، ويساهم إلى تحديد مسار واضح للتحسين.
ماذا يقصد بنضج المنظمات ؟
قدرة المنظمة على تحقيق الأهداف والربحية والنمو والنجاح المستدام في العمل على المدى البعيد، باعتمادها على ثقافتها وقدرات القيادة والعمليات والأدوات المستخدمة في إدارة مشاريعها، وذلك من خلال تحديد نقاط القوة والضعف وتطوير خطط فعّالة لتحسين الأداء وتطوير القدرات.
حيث تكون المنظمة قد وصلت إلى حالة النضج الإداري والمالي والتقني والتنظيمي، وأصبحت قادرة على التكيف مع التغييرات والتحديات المستمرة والتطوير بطريقة تضمن استدامتها، لتحقيق الكفاءة الأمثل في الإنتاجية والعمليات، والاستجابة الأسرع للتغييرات والتميز في السوق.
كيف يؤثر نضج المنظمة في تطور الأعمال ؟
إن قدرة المنظمة على تحديد الأهداف الرئيسية وتحقيقها بفعالية يساعد في تحقيق نتائج إيجابية على المدى البعيد، وذلك من خلال:
- تعزيز ثقافة التغيير والابتكار: عن طريق الهياكل التنظيمية والعمليات الأكثر نضجًا التي تساعد على تطوير الأعمال بمرونة عالية.
- تبني حلول سريعة للتحسين: وهذا ما تحصده المنظمات من تدريب الموارد البشرية وتأهيلها.
- فهم احتياجات العملاء والسوق عن قرب: عن طريق استخدام التقنيات ونظم المعلومات في جمع البيانات وتحليلها.
- تحفيز عملية الإبداع والتجدد: نظرًا للثقافة التنظيمية المرنة في المنظمات الناضجة لموظفيها.
- تحقيق الأهداف الاستراتيجية: والتخطيط لتحقيقها بطريقة واضحة وسلسة.
- الوصول إلى أعلى معايير الجودة والكفاءة، والتميز في الأداء وتحسين العمليات والإجراءات والإنتاجية.
كيف تزيد المنظمة من مستويات النضج لديها ؟
يعد تحسين نضج المنظمات من الأمور المهمة التي تحتاج إلى التركيز على تطوير القدرات والمهارات والإجراءات اللازمة، لتحقيق الأهداف بفعالية عالية وكفاءة، وذلك باتباع الخطوات التالية:
-
- التقييم: دراسة مدى ملاءمة احتياجات المنظمة مع قدرات إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ في المنظمة، ويمكن هنا استخدام نموذج P3M3.
- البناء: بناء هياكل تنظيمية مرنة لتطوير وتحسين نضج المنظمات، مما يسهل عملية تدفق المعلومات واتخاذ القرارات بسرعة وفعالية.
- التحسين: زيادة كفاءة وإنتاجية العمليات والإجراءات وتطبيق أفضل الممارسات واستخدام التقنيات الحديثة.
- التطوير: تقديم خطة عمل واضحة فعّالة ومنطقية تشمل ( الإجراءات المتبعة، الموارد المطلوبة، المسؤوليات) لتحسين قدرات إدارة المشاريع.
- التركيز: تقديم خدمات عالية الجودة وتوفير خدمة عملاء مميزة بعد دراسة احتياجات العملاء والتركيز عليها وتحسين رضاهم.
- الدعم: توفير الأدوات والتقنيات والموارد اللازمة لتحقيق الأهداف المحددة، وتشجيع التواصل بين أعضاء الفريق والإبداع والابتكار.
كيف تقيس مستوى نضج منظمتك؟
هناك عدد من المعايير والأدوات التي تمكن المنظمات من قياس مستوى نضجها منها:
- تحليل كفاءة العمليات ومدى توثيقها وتطبيقها وتحسينها بشكلٍ منتظم وجيد.
- استخدام نموذج نضج المنظمة الذي يحدد مراحل تطورها وتحقيق نضجها.
- تقييم الممارسات الحالية ومقارنتها بأفضل الممارسات والمعايير العالمية.
- إجراء استبيان النضج التنظيمي لتوفير نظرة شاملة عن نقاط القوة والضعف.
- تقييم العمليات الداخلية وكفاءتها وفعاليتها في تحقيق الأهداف.
- تحليل تطبيق ممارسات إدارة الجودة الشاملة وتحديد مدى التزامها.
- قياس مدى فعالية الاتصالات وقدرتها على التعامل مع المعنيين.
- تحليل مستوى الابتكار والتطوير في الخدمات والعمليات الداخلية.
ما أهمية زيادة مستوى نضج منظمتك؟
يعد زيادة مستوى نضج المنظمة عاملًا مهمًا لتحقيق النجاح والنمو المستدام، وتحسين كفاءة وفعالية العمل، وذلك للأسباب التالية:
- زيادة الكفاءة التشغيلية والإنتاجية وتحسين العمليات وتحقيق الأهداف وتقليل الهدر.
- القدرة على التكيف نظرًا لامتلاكها هياكل وإجراءات مرنة تتناسب مع التغييرات السريعة.
- مواكبة المنافسة والتحولات السريعة في السوق والقدرة على البقاء والاستمرارية.
- تحسين العلاقات الداخلية في بيئة العمل وتزيد من التعاون والتفاعل بين الموظفين.
- زيادة الثقة في السوق من خلال القدرة على التعامل مع التحديات والتغييرات بكفاءة.
- القدرة على وضع الخطط اللازمة وتنفيذها لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
- بناء ثقافة الابتكار الإبداع والتجديد المستمر وحل المشكلات بالاعتماد على رؤى عميقة.
- تحسين تجربة العملاء وتقديم خدمات عالية الجودة.
ختامًا، يجب أن تكون المنظمة جاهزة للعمل بتفاني والاهتمام بالأداء العام والإنتاجية وتقديم خدمات عالية الجودة للوصول إلى فرصتها في تحقيق النجاح المستمر، وزيادة مستوى نضجها من خلال الالتزام بممارسات إدارة الجودة الشاملة والتحسين المستمر في تطوير العمليات بمرونة عالية وتجنب المخاطر.
