هل لك أن تتخيل مدى الكارثة التي ستقع عند تعيين شخص لا يملك الخبرة الكافية التي تؤهله لإدارة مشاريع المؤسسة؟ ولأن إدارة المشاريع في القطاع الخاص والعام تعد أمرًا جوهريًا للوصول الى أهدافها المنشودة أصبحت تسعى كلاً من المؤسسات الحكومية والخاصة الى استقطاب الافراد ذوي الكفاءة العالية تكون مهمتهم وضع خطط فعالة للإدارة مشاريع المؤسسة. فماذا نقصد في إدارة المشاريع؟
قبل الحديث عن إدارة المشاريع، دعنا نخبرك ما المقصود بالمشروع!
المشروع كما عرفته جمعية إدارة المشاريع البريطانية: إنه مجموعة من الأنشطة المترابطة غير الروتينية، لها بدايات ونهايات زمنية محددة، يتم تنفيذها من قبل شخص أو منظمة لتحقيق أهداف محددة، في إطار معايير التكلفة، والزمن، والجودة المخطط لها.
أما إدارة المشاريع في القطاع الخاص والعام كما عرفها كتاب (PMBOK): هي نشاط مُؤقَّت يتمّ البَدء فيه؛ لإنتاج مُنتَج، أو خدمة، أو نتيجة فريدة من نوعها، وتُشير كلمة (مُؤقَّت) إلى أنّ للمشاريع بداية، ونهاية، ويتمّ الوصول إلى النهاية عند تحقيق الهدف، أو عند انتهاء المشروع.
أين تكمن أهمية إدارة المشاريع؟
هناك العديد من الأسباب التي تجعل إدارة المشاريع ذا أهمية عظيمة، ومن ضمنها:
- التوافق الاستراتيجي.
- الريادة.
- وضوح الأهداف.
- واقعية الخطط.
- إدارة المخاطر.
- الرقابة المستمرة على الموارد.
- التعلم من أسباب النجاح والفشل.
- ترسيخ الشفافية والوضوح.
- كسب عائد اقتصادي للفرد والمجتمع.
- تنظيم المهام في الوقت المناسب.
إدارة المشاريع والقطاع العام
بدايًة دعنا نتحدث عن القطاع العام أو كما يعرف باسم القطاع الحكومي أو قطاع الدولة وهو القطاع الذي تكون فيه الشركات والهيئات والمرافق مملوكة بشكلٍ كامل للدولة، وتقوم الدولة بتشغيل الأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة للنهوض باقتصاد الدولة وتحقيق منفعة عامة.
وتعتبر المشاريع الحكومية بالنسبة للمواطنين جسر للمرور الى الحياة الكريمة ولكن تلك المشاريع لكي تكن بالشكل المرجو يجب أن تملك بنية تحتية سليمة وهذا دور من أهم الأدوار الذي يقع على عاتق الدولة، فإن وضعت الرجل المناسب في المكان المناسب لإدارة مشاريعها وصل المواطنين بسلام والعكس صحيح. وقبل البدء في أي مشروع هناك عدة مراحل يمر بها المشروع بدءًا من دراسة الجدوى مرورًا بالتخطيط، ومرحلة التنفيذ، حتى الوصول الى مرحلة الانتهاء من المشروع. إن عدم الوضوح في تحديد المسؤوليات أو حدوث أي قصور أو خلل في مرحلة من المراحل السابقة سيؤدي الى التأخر في انجاز المشروع بالشكل المخطط له وهذا بدوره يزيد من احتمالية فشل المشروع. فكيف تتم الإدارة الصحيحة للمشاريع؟
- قبل البدء بأي مشروع يجب عمل دراسة جدوى بطريقة صحيحة والتعمق بالبحث عن كل ما يخص المشروع.
- تحديد الفترة الزمنية ووضع الخطط اللازمة والتقييد بتنفيذ المشاريع وفق الفترة الزمنية المعدة.
- الخطة المالية لها دور أساسي في نجاح أي مشروع لذلك يجب توزيع الموارد المالية بناءً على احتياجات المشروع دون أي زيادة أو نقص.
- وضع الشخص المناسب في المكان المناسب نقطة مهمة للحصول على منفعة أكبر، فيجب استغلال الموارد البشرية وتطوير الكفاءات منهم للحصول على الهدف المنشود من المشروع.
- تحديد أهداف المشروع وعمل خطط تفصيلية على كل هدف.
وتبقى الخطوات الأخيرة من المشروع وهي التنفيذ والرقابة على المشروع وتنفيذه وانهاء المشروع ومن ثم تقييمه.
إدارة المشاريع والقطاع الخاص
إن القطاع الخاص يعرف بأنه القطاع الذي يتكون من مؤسسات وشركات يملكها أفراد بصفة شخصية ولا علاقة بحكومة الدولة فيها.
إن التغييرات الاقتصادية الأخيرة التي حلت في العالم أدت الى عدم قدرة القطاع العام للنهوض وحده في اقتصاد الدول لذا كان الحاجة الى وجود قطاع اخر يساند اقتصاد الدولة لهذا برز القطاع الخاص وأصبح بمثابة عنصر رئيسي للنشاط الاقتصادي. والقطاع الخاص مثله مثل القطاع العام لكي تكون مؤسسات وشركات هذا القطاع تسير في المسار الصحيح لا بد من وجود إدارة فعالة وناجحة لمشاريعها. تعتبر توفر الإدارة الفعالة لمشاريع الشركات ميزة تنافسية تسعى اليها العديد من الشركات وهنا تساعد إدارة المشاريع صاحب العمل على وضع الخبراء في المجالات المطلوبة لتحقيق الهدف المطلوب. ما هي المهام التي تقع على عاتق صاحب المشروع في القطاع الخاص؟
- السيطرة على نطاق العمل.
- إدارة المخاطر.
- إدارة التكلفة.
- الرقابة المستمرة.
بعد التطرق الى إدارة المشاريع في القطاعين العام والخاص، دعنا نتعرف على أهم الأسباب التي تؤدي الى فشل المشاريع:
- عدم الحصول على المعلومات الكافية للمشروع.
- الموارد البشرية قليلة الكفاءة.
- ضعف متطلبات المشروع.
- الموارد المالية الغير كافية.
- تجنب المخاطرة وضعف التخطيط.
- الفترة الزمنية غير واقعية.
- الانسياب وعدم المراقبة.
- عدم وضوح أهداف المشروع منذ البداية.
إن وجود إدارة قوية في مجال إدارة المشاريع نقطة مهمة لأنها تنهض بالنجاح وبدونها يؤول المشروع الى الفشل. فإدارة المشاريع توفر قوة فعالة لتحسين خلال معسكر إدارة المشاريع الاحترافية، اضغط هنا! للتفاصيل
