يقول بريان فايس، نائب الرئيس للتطوير المهني الممارس في معهد إدارة المشاريع: “يقوم مكتب إدارة المشاريع pmo بشكل أساسي بمهام مساعدة المؤسسات والشركات على تقديم قيمة لأصحاب المصلحة في المشاريع والبرامج في نهاية كل يوم” . فما هي الأسباب التي تدفعك الى تأسيس وتشغيل مكاتب إدارة المشاريع pmo في منظمتك؟
في هذا المقال سنناقش مفهوم مكتب إدارة المشاريع pmo وأهم هذه الأسباب التي تساعد على التغلب على التحديات والتعقيدات عند تأسيس مكتب إدارة المشاريع pmo.
ما هو مكتب إدارة المشاريع PMO؟
كما ذكرنا في مقال “مكاتب إدارة المشاريع وأهميتها في مؤسستك“، فإن مفهوم مكتب إدارة المشاريع pmo بناءً على معهد إدارة المشاريع PMI؛ بأنه هيكل أو كيان إداري يوجد في المؤسسة يعمل على توحيد عمليات الحوكمة المتعلقة بالمشروع، ووظيفته تسهيل مشاركة الموارد والمنهجيات والأدوات والتقنيات. بالإضافة الى تحسين أداء ومخرجات المشاريع ومساعدة أصحاب المشاريع من تحقيق أهداف المشروع.
وأهم الأسباب التي تساعد على التغلب على التحديات والتعقيدات عند تأسيس مكتب إدارة المشاريع pmo
التطوير ونجاح المشاريع عامل مهم في استمرار نشئة مختلف المشاريع والبرامج، ويعد مكتب إدارة المشاريع حجر الأساس وراء هذا العامل والعوامل الاخرى. نوضح هنا أهم الاسباب التي تدفعك الى تأسيس وتشغيل مكتب إدارة المشاريع pmo
1- توحيد المعايير والمقاييس:
أحد الأسباب الرئيسية لتأسيس وتشغيل مكتب إدارة المشاريع (pmo) هو تحقيق التوحيد القياسي داخل مؤسستك. كما نرى عند العديد من الشركات أو المنظمات حيث يكون لكل قسم مدراء مشاريع خاصين به، يعملون جميعًا وفقًا لمنهجيات وعمليات مختلفة. إن وضع جميع أنشطة المشروع تحت مظلة مكتب إدارة المشاريع يعني أنه يمكنك إدخال التوحيد القياسي. لا يؤدي هذا إلى توفير الوقت فحسب، بل يسهل أيضًا جمع البيانات؛ مما يقودنا إلى السبب التالي .
2- البيانات:
باستخدام نهج قياسي لإدارة المشاريع ومتابعتها، يمكّنك من جمع مجموعات البيانات القياسية. تمنحك هذه المجموعات مقارنة المشاريع وتجميعها معًا ومشاركة الموارد بشكل أكثر فاعلية وإعداد التقارير بطريقة قياسية يمكن لأي شخص فهمها. حيث تعتبر بيانات المشروع على مستوى الشركة قيّمة، وغالبًا ما تكون أول فائدة تراها المؤسسات. عندما تنتقل إلى مكتب إدارة المشاريع، يمنحك كل ما يتم تجميعه من بيانات لاتخاذ القرار. مما يساعد المديرين التنفيذيين على رؤية الصورة الأكبر. سيتم اعتبار البيانات التي تم جمعها من قبل مكتب إدارة المشاريع (pmo) على أنها المصدر الوحيد “للحقيقة”. حيث تصبح مقياسًا موثوقًا به للمشاريع داخل الأعمال. يقدم هذا قدرًا كبيرًا من القيمة للمديرين التنفيذيين الذين اضطروا في السابق إلى بذل جهد كبير واستغراق وقت طويل من أجل التوفيق بين مصادر المعلومات المختلفة.
3- ضبط وضمان الجودة:
يجب أن تتضمن وظائف مكتب إدارة المشروع أيضًا دور ضمان الجودة. يمكن أن يتخذ ضمان الجودة عدة أشكال ، ولكن أسهل ما يمكن البدء به هو مراجعات الأقران والمنافسين. هذه هي الأماكن التي يراجع فيها مدير المشروع مشروع فريق آخر. يمكن لمديري المشروع تبادل الخبرات ويتلقى المشروع قيد المراجعة تحديًا وديًا عندما لا يبدو شيء ما على ما يرام. من السهل نسبيًا وضع مراجعات الأقران والمنافسين في ثقافة وظيفة مكتب إدارة المشاريع من خلال جعلها جزءًا من عملياتك القياسية للانتقال إلى مرحلة جديدة من المشروع أو قبل معلم رئيسي مثل إكمال الاختبار.
4- التدريب والتوجيه:
أحد أدوار مكتب إدارة المشاريع هو رعاية الأشخاص الذين يعملون في مشاريع في الأعمال التجارية. يمكن القيام بذلك من خلال التدريب والتوجيه. يجب أن يكون مكتب إدارة المشاريع هو “الوصي” على المسارات الوظيفية المرتبطة بمكتب إدارة المشاريع. يمكن لمكتب إدارة المشاريع pmo أيضًا المساعدة في تطوير المواهب القيادية من خلال تقديم الأدوات والدعم. وذلك باستخدام أدوات “تقييم 360” التي تساعد الأشخاص على تطوير وصقل المهارات المختلفة لإدارة المشروع.
5- التوافق الاستراتيجي:
يعد هذا السبب هو الأكثر أهمية. تأتي الفوائد الحقيقية لمكتب إدارة المشاريع pmo عندما تكون قادرًا على اتخاذ القرارات الصحيحة حول اختيار المشروع التي ستحقق أكبر فائدة للمؤسسة أو المنظمة. للقيام بذلك يجب أن يكون مكتب إدارة المشاريع (pmo) الخاص بك متوافقًا مع الأعمال بشكل استراتيجي. عندما تكون هذه المحاذاة في مكانها وتعمل بشكل جيد، ستكون قادرًا على تحديد أولويات العمل بناءً على أهداف إستراتيجية واضحة.
هناك الكثير من الأسباب لإنشاء مكتب إدارة المشاريع ، وقد تفكر في مزايا أخرى لم تكن موجودة في قائمتنا المختصرة. في النهاية القرار بشأن تأسيس وتشغيل مكتب إدارة المشاريع pmo هو قرارك. لكننا نعتقد أن الغالبية العظمى من الشركات ستستفيد من نظرة مركزية واستراتيجية عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع.
احجز الآن جلسة استشارية مجانية لتقييم وتأسيس مكتب إدارة المشاريع الخاص بك
