كما تكمن أهمية تأسيس مكتب الإدارة الاستراتيجية بكونه جهازًا مركزيًا مسؤولًا عن تنسيق وتوجيه العمليات. وتحقيق التوافق بين الأهداف والأولويات المتعلقة بالاستراتيجية، نظرًا لمراحل التنظيم والتخطيط والتنسيق التي تساهم في النجاح والتنمية المستدامة للمنظمة.
ماذا يقصد بـ مكتب إدارة الإستراتيجية (SMO)؟
هو مكتب داخلي يتم إنشاءه في المنظمة، يعمل على تطوير الاستراتيجيات وتنظيمها وتنفيذها. وفي الوقت نفسه يكون بمثابة مرآة تقوم بتوليد الأفكار وإعادة صياغتها واقتراح الحلول الإبداعية والمتميزة بناءً على البيانات والتقارير المستمرة. كما يعمل على دمج التخطيط الاستراتيجي والخطة التنفيذية، بالإضافة إلى ذلك تحويل الرؤى إلى أهداف قابلة للقياس ومؤشرات أداء رئيسية تتحول بدورها إلى مبادرات ومشاريع وبرامج تنفيذية لتحقيق رسالة المنظمة.
وفي نفس الوقت، يشجع الـ SMO فرق العمل على التفكير خارج الصندوق وتبني نهج إبداعي في تطوير الاستراتيجيات وتنفيذها، وهكذا فيكون الهدف الأساسي منه إيجاد حلول إبداعية ومميزة وأفكار ومقترحات جديدة ومبتكرة لتحقيق الهدف الاستراتيجي، والتغيير والتطوير في المنظمة خاصة.
ما أهمية وجود مكتب إدارة استراتيجية في المنظمة؟
إن غياب رؤية النمو والاستدامة وعدم وضوحها يجعل المنظمة في حالة من الضياع في ظل المنافسة الكبيرة التي يشهدها السوق. لذا فإن وجود مكتب إدارة الاستراتيجية يعد ضرورة ملحة تساهم في النجاح التنظيمي وذلك لما توفره من:
-
الاتساق الاستراتيجي:
يعمل مكتب إدارة الإستراتيجية على انسجام الجهود والخطط والمبادرات مع الرؤية والرسالة والأهداف الاستراتيجية للمنظمة من خلال توفير الهيكل والإطار اللازمين لتوجيه العمليات وتطويرها، وتوحيدها ومراقبتها ثم تقييمها، مما يعزز التنسيق بين أقسام المنظمة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية بشكلٍ أكثر فعالية.
-
التنفيذ الفعّال:
يقوم المكتب بتحويل الخطط إلى منتجات وعمليات من خلال توجيه جهود الأقسام المختلفة وتنسيقها لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، وتعزيز التواصل لتحفيز الفرق على العمل بشكلٍ متناغم، وتوفير الموارد الضرورية بما فيها البشرية والمالية والتقنية، وتنسيق القدرات وقيادة التغيير لضمان تحقيق التنفيذ الفعّال.
-
مراقبة الأداء:
يرصد مكتب الادارة الاستراتيجية التقدم بشكلٍ دوري، حيث يعمل على قياس التقدم وتحقيق الأهداف وتطوير وتنفيذ الاستراتيجيات وتحديد نقاط القوة والضعف التي تساهم في تحقيق النجاح على المدى الطويل والتميز في السوق،كما يقدم التقارير والتحليلات التي تدعم عملية اتخاذ القرار وتحسين الأداء.
-
تحقيق استراتيجية النمو:
يحقق مكتب الادارة الاستراتيجية عملية النمو في المنظمة من خلال تحليل البيئة الخارجية والداخلية للمنظمة وفهم التحديات والفرص، وتحديد الاتجاهات وتطوير الخطط ومراقبة التنفيذ، مع التركيز على تحقيق الأهداف المحددة وتحقيق النمو المستدام في المستقبل، والتعاون مع الأقسام الأخرى والتنسيق المستمر بين جميع الأطراف المعنية.
-
تعزيز التحليل والابتكار:
يعتمد المكتب على تحليل البيانات وتحديد الفرص والتحديات التي يمكن الاستفادة منها لتحقيق النمو والتفوق التنافسي، ووضع استراتيجية الابتكار لتحقيق المزيد من النجاح والتميز، بالإضافة إلى أن تحديد الأولويات وتخصيص الموارد يعزز الثقافة التحليلية، والاستفادة من الأفكار الجديدة خلال التحليل.
ما أهم الأدوار التي يقوم بها مكتب إدارة الإستراتيجية؟
إن تحقيق النجاح والتميز في المنظمة من خلال الاستعانة بمكتب الادراة الاستراتيجية يأتي بسبب الأدوار التي يقدمها، ومنها:
-
صياغة الاستراتيجية:
يعمل المكتب على تحليل الوضع الراهن للمنظمة خارجيًا وداخليًا، ودراسة الفرص وتحديد التهديدات وبناءً على ذلك يقوم برسم خريطة الاستراتيجية والرؤية للمنظمة.
-
تنفيذ الاستراتيجية:
يكمن دور المكتب في تنفيذ الخطة الاستراتيجية وتوجيه الأقسام والفرق في المنظمة لتحقيق الأهداف، حيث يتم توزيع المهام وتخصيص الموارد والمسؤوليات ومتابعة التقدم وإدارة التغيير وتعديل الخطط حسب الاستراتيجية.
-
توجيه القرارات:
من خلال تحليل البيانات والمعلومات المتاحة واستخدامها لاتخاذ قرارات مبتكرة ومدروسة لتحقيق الأهداف المحددة وتعزيز قدرة المنظمة على التكيّف مع التحديات القادمة.
-
مراجعة الاداء:
التأكد من تحقيق الأهداف المرجوة وقياس تقدم تحقيق الأهداف ومراجعة النتائج المحققة ورصد أي انحراف عن المسار الاستراتيجي وتقديم الحلول اللازمة.
-
توجيه الفريق وتدريبه:
يساعد المكتب في بناء قدرات الفرق وتعزيز المهارات اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية بفاعلية، وتوفير التوجيه والمشورة التي تعزز التواصل والتعاون بينهم.
-
توليد الابتكار التنظيمي:
يعمل المكتب على تعزيز التفكير الاستراتيجي والقدرة على المنافسة وثقافة الابتكار والتنمية المستدامة، كما يضمن مساهمة الابتكارات في تحقيق الأهداف بشكلٍ فعّال.
-
تحفيز التنوع والاختلاف:
تشجيع تنوع الفرق والمجموعات العاملة في المنظمة، لأثره في تنوع الخلفيات والمهارات والأفكار وتوليد أفكار إبداعية جديدة .
-
تشجيع التفكير الخارجي:
تبادل الأفكار والمعرفة واستيعاب التطورات الجديدة في المجالات ذات الصلة، من خلال اتصالات وروابط المنظمة مع المجتمع الخارجي.
ما مراحل تنفيذ الاستراتيجية التي يقدمها مكتب إدارة الإستراتيجية؟
يساعد مكتب الادارة الاستراتيجية المنظمات على تنفيذ وتخطيط استراتيجيتها بشكلٍ فعّال ومنظم، وذلك على عدّة مراحل وهي:
-
وضع الاستراتيجية:
المرحلة الأولى تبدأ بتحليل البيئة الخارجية والداخلية، وتحديد الأهداف والرؤية المستقبلية، وتحديد القيم والمبادئ التوجيهية والمبادرات الرئيسية لتحقيق الأهداف.
-
تحديد الخطط:
تحويل الاستراتيجية إلى خطط عمل مدروسة ومحددة، بناءً على الأهداف التفصيلية والمؤشرات الرئيسية للأداء التي يمكن قياسها، وتحديد الإجراءات والخطوات اللازمة لتحقيق الأهداف.
-
تنفيذ الاستراتيجية:
تحديد المسؤوليات وتوزيعها على الفرق والأفراد المعنيين، ورصد تقدم التنفيذ وتتبع الأداء وتقييم النتائج المحققة، لضمان تحقيق الأهداف بنجاح.
-
توفير الموارد اللازمة:
توفير الموارد المادية والبشرية والتقنية والبنية التحتية اللازمة لتعزيز التفكير الإبداعي، قد تشمل هذه الموارد التدريب على التفكير الإبداعي، وتوفير الأدوات والتقنيات المبتكرة، وإمكانية التجارب والاختبارات.
-
مراقبة وتقييم الأداء:
تقييم الأداء بانتظام باستخدام المؤشرات الرئيسية للأداء التي تم تحديدها، وتحليل البيانات والمعلومات المتاحة، واستخلاص الدروس المستفادة والتوصيات لتحسين الأداء المستقبلي، حيث يمكن التعديل على الاستراتيجية والخطط لتحسين النتائج في هذه المرحلة.
ما العوامل التي تساعد على نجاح مكتب إدارة الإستراتيجية؟
إن التزام الإدارة والفريق بتحقيق الأهداف الاستراتيجية، وتنفيذ الخطط يساهم في نجاح مكتب الادراة الاستراتيجية، وذلك يتطلب عدّة عوامل منها:
-
قيادة قوية:
تساعد القيادة القوية والرؤية الاستراتيجية الواضحة التي تقدمها على تحفيز وتوجيه فريق العمل وعلاوة على ذلك تحقيق التزامهم بتحقيق الأهداف.
-
فريق مؤهل:
فريق العمل المؤهل والمتعاون الذي يتمتع بالمعرفة والخبرة يقدم تنوعًا وتكاملًا لضمان الأفكار الشاملة والمتعددة.
-
التواصل والتعاون:
قدرة المكتب على التواصل والتعاون الفعال مع الإدارة والأقسام الأخرى في المنظمة، يساعد على بناء شراكات استراتيجية لتحقيق الأهداف المشتركة.
-
إدارة التغيير:
توجيه المنظمات نحو تحسين الأداء والقدرة على التعامل مع المقاومة للتغيير، من ثم تحفيز الموظفين على قبول التغيير وتنفيذه بنجاح.
-
الابتكار والتطوير:
الرؤية الواضحة للابتكار والتطوير تحفز المنظمة على التفكير الإبداعي واستخدام التكنولوجيا في تحسين العمليات مما يساهم في تحقيق النمو المستدام.
-
ربط الاستراتيجية بالعمليات:
يساهم ذلك على التناغم بين الاستراتيجية وتنفيذها على المستوى التكتيكي والعملياتي. هكذا يحقق تنفيذًا فعالًا للأهداف الاستراتيجية وتحقيق النتائج المرجوة.
-
وضوح الرؤية:
إن وجود رؤية واضحة لجميع أفراد المكتب، تساهم على توجيه جهودهم نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية بشكلٍ فعّال.
في النهاية، يشكل تأسيس مكتب الادارة الاستراتيجية ركيزة أساسية وعمودًا فقريًا لنجاح أي منظمة، لأنه يحققه نجاح في توجيه عملية صنع القرار الاستراتيجي وتنفيذه. وتعزيز التفكير الاستراتيجي والابتكار وتحقيق تنافسية مستدامة، من خلال اتباع الخطوات المناسبة وتوفير الدعم والتوجيه اللازمين، كما أنه يقدم دورًا حاسمًا في تحقيق نجاح المنظمة في عالم الأعمال المتغير والتنافسي، ويتحمل مسؤولية تحليل البيانات والاتجاهات وتطوير الاستراتيجيات المناسبة.
