جميعنا نعلم أن الهدف الرئيسي من إدارة المشاريع هو تحقيق وتنفيذ المشروع ضمن الوقت والتكلفة المطلوبة وضمن معايير الجودة، ولكن العديد من المؤسسات تواجه تحديات تعيقها من إدارة المشاريع بالشكل الصحيح وضمن الجدول الزمني المحدد، وبالتالي تعمل على عرقلة تحقيق مخرجات المشروع وعدم رضا الزبون. بعد العديد من الدراسات ظهر ما يسمى مكاتب إدارة المشاريع (POMs) والذي جاء ليحل المشكلات والتحديات التي يواجهها أصحاب المشاريع حيث أصبح لمكاتب إدارة المشاريع PMO أهمية كبيرة على صعيد المؤسسات والشركات في تحقيق متطلبات وأهداف المشاريع المختلفة.
ما هو مكتب إدارة المشاريع (PMO)؟
عرف معهد إدارة المشاريع PMI مكتب إدارة المشروع (PMO) بأنه هيكل أو كيان إداري يوجد في المؤسسة يعمل على توحيد عمليات الحوكمة المتعلقة بالمشروع ووظيفته تسهيل مشاركة الموارد والمنهجيات والأدوات والتقنيات وتحسين أداء ومخرجات المشاريع ومساعدة أصحاب المشاريع من تحقيق أهداف المشروع
هل يعتبر مكتب إدارة المشاريع ضروري في كل مؤسسة؟
يعد مكتب إدارة المشاريع PMO فكرة حديثة في الشركات والمؤسسات في جميع أنحاء العالم، حيث يوجد هناك طرق ومفاهيم مختلفة ل PMO وتطبيقه ولكن يتوجب على المؤسسات تضمينه أو تطبيقه في إدارة مشاريعهم لأنه يساعد على حل العديد من المشكلات التي يواجهها أصحاب العمل والمشاريع:
- يعمل مكتب إدارة المشاريعPMO على زيادة الدقة في تطبيق وتنفيذ المشاريع من حيث التكلفة، والموارد والجداول الزمنية المرتبطة بالمشاريع. فعندما تكون دقيقاً، يمكنك التنبؤ بشكل جيد حيث ستصبح المشاريع أقل عرضة للفشل.
- يحقق مكتب إدارة المشاريع PMO للمنظمات والمؤسسات تطوير وفرض المعايير في المجالات المختلفة التي تساهم في تحسين إدارة المشاريع وتعزيز الخبرات والانتظام بين فريق المشروع.
- يعتبر مكتب إدارة المشاريع PMO الجهة أو الكيان المسؤول عن اتخاذ القرارات الجيدة والمتعلقة بالمشاريع، وذلك من خلال ربط الخطط الاستراتيجية مع النتائج التي تتحقق، والذي من شأنه المساعدة على تحقيق مزيد من النجاح في المشاريع.
- يتميز مكتب إدارة المشاريع PMO بأن له نظرة شاملة على جميع أقسام المؤسسة من مشاريع، مما يمكنه من توفير الدعم اللازم المناسب للجهات الإدارية العليا، فيوفر لهم النصائح ولمعلومات التي يحتاجونها في المجالات المختلفة.
ما هي أنواع مكاتب إدارة المشاريع PMO
- مكتب إدارة المشاريع الداعم Supportive PMO
يقوم هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع بتوفير الدعم عن طريق نقل خبرات وأفضل الممارسات والوصول الي المعلومات المتعلقة بالمشروع المطلوب تنفيذه، وإذا كان الهدف من مكتب إدارة المشاريع هو الحصول معلومات كافية عن إدارة المشروع عبر المؤسسة ليتم استخدامها بحرية من قبل مديري المشروع، فإن PMO الداعم هو الخيار الصحيح.
- مكتب إدارة المشاريع المسيطر Controlling PMO
يقوم هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع بتوفير الأنشطة والنماذج والإجراءات اللازمة لعمل المؤسسة وتنفيذ المشاريع الخاصة بها حيث يساعد على توحيد عمل المؤسسة وتنظيمه بما يتناسب مع تحقيق الأهداف المطلوبة
- مكتب إدارة المشاريع الموجه Directive PMO
يقوم هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع بتوفير الخبرة والمصادر والموارد الخاصة بإدارة المشروع، حيث يتميز هذا النوع بمستوى إدارة وتنفيذ كبير والسيطرة على الأمور بشكل كامل، حيث يقوم كل مدير بكتابة تقارير دورية للمكتب مما يضمن مستوى عالي جداً من الاتساق في العمل على مستوى كل المشاريع.
إن إدراك هذه الأنواع يمكن أن يساعدك أنت ومؤسستك في تحقيق ما تريد بسهولة أكبر. هل تتسأل ما هو النوع الأفضل الخاص بمؤسستك؟ جميعها مناسبة وجميعها مشتركة في كثير من النقاط وهي:
- تطبيق منهجية مشتركة
- إدخال عمليات إدارة المشاريع الفعالة القابلة للتكرار
- توفر أدوات دعم مشتركة
في النهاية المقال، مكتب إدارة المشاريع الفعّال يسعى لوضع بصمة دائماً من خلال تنظيم المشروع وأعضاء الفرق المسؤولة عنه. والفوائد الرئيسية لوجوده -على سبيل المثال لا الحصر- هي: الدقة، وتحقيق الوفورات في التكاليف والنفقات، والاتساق والتناغم في الأداء، وتحقيق التوازن في الهيكل الحالي للمنظمة. وبالتالي يحقق أكبر قدر من الكفاءة، ويحسن معدل نجاح المشروعات بشكل ملحوظ. إن كنت ترغب بتفاصيل أكثر، اضغط هنا! أيضًا لمعرفة المزيد عن الخدمات الاستشارية التي تفيدك قم بالضغط هنا!
