كيفية استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية في التخطيط الاستراتيجي

تنفيذ الاستراتيجية عبارة عن دائرة متكاملة من الأسباب والنتائج: مؤشرات الأداء في التخطيط الاستراتيجي

عندما تقوم بمراجعة عملية التخطيط الاستراتيجي الخاصة بك ومؤشرات الأداء، فأنه بالتأكيد ستجد أن العملية كلها متعلقة بسلسة من الأسباب والتأثيرات

أنت بصدد وضع خطتك لضمان نمو نشاطك التجاري بطريقة إيجابية، لذلك يمكنك مراقبة التأثيرات من خلال مراجعة بعض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) على أساس منتظم. بمجرد تحديد مؤشرات الأداء التي تريدها، تبدأ في تطوير استراتيجياتك / تكتيكاتك المختلفة التي تأمل أن تحدث التأثير المطلوب.

بالطبع أن هذا سيكون جيدًا من الناحية النظرية. كما هو معروف فإنه يجب أن تؤدي الاستراتيجيات في خطتك إلى نمو عملك، وتقيس مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك تأثير هذه المبادرات على مسيرة العمل ككل. ومع ذلك فإن الكثير منا لا يحقق هذه العلاقة أبدًا لأنها معقدة.

على سبيل المثال، هنا نشرح لكم حالتين شائعتين يواجهها الكثير من الشركات والمنظمات بشكل اسبوعي:

• الحالة الأولى: تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية من دون إطار عمل واضح، لذا فأنت لا تعرف سبب نجاحها أو فشلها

تقوم شركة (X) بتطوير لوحات متابعة ومراقبة ومن ثم ترسل تقريرًا مرة واحدة في الأسبوع إلى فريق الإدارة. يقوم بفتحها جميع الأشخاص المرتبطين بهذه اللوحة ومراجعة هذه البيانات والمعلومات. ويبدؤون في صياغة الأسئلة بناءً على ما يرونه – مجموعة من الأرقام-.

مثلًا سيلاحظ فريق الإدارة أن مؤشر أداء رئيسي مهم للغاية خارج عن المسار الصحيح، ولكن لا تحتوي لوحة المتابعة على أي معلومات أكثر من ذلك. إنهم لا يعرفون من المسؤول عن خروج هذا المؤشر عن المسار المرسوم ولا يوجد أي إطار حول المعلومات، لذلك لا يمكنهم الدخول إلى الاجتماع وهم مستعدون بأفكار للخطوات التالية.

عادةً ما ينتج عن هذا السيناريو اجتماع لتحديث الحالة. حيث يتم تجميعه على عجل، يجتمع الجميع معًا لقضاء 55 دقيقة في اكتشاف سبب تعطل مؤشر الأداء الرئيسي و5 دقائق فقط لمناقشة ما سيحدث بعد ذلك. تصبح الحياة عبارة عن سلسلة من الاجتماعات لإخماد الحرائق والفشل ولا يمكنك أبدًا المضي قدمًا.

عندما لا يكون لديك إطار عمل حول مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك في وقت مبكر، فستصبح جميع الاجتماعات مخصصة لجمع المعلومات بدلاً من مناقشات الإستراتيجية الاستباقية.

• الحالة الثانية: وضع مؤشرات الأداء الرئيسية دون تحديد أرقامًا، لذا لا يمكنك تحديد التأثير المباشر لأي سبب بشكل منفرد

تحتفظ الشركة Y بجدول بيانات Excel شامل يحتوي على خطتها الإستراتيجية للسنة المالية 2021. يقومون بتدوين مبادراتهم المختلفة وآخر تحديثات العمل – ولكن لا يوجد مقياس يمكن رؤيته.

بعد النظر على جدول البيانات المعد، سيكون لديك نظرة ثاقبة لأنشطة مؤسستك ولكن ليس من الواضح أي المشاريع التي تديرها أحدثت التغيير أو حققت النجاح في مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة الخاصة بك. لا توجد محاذاة بين النتائج المرجوة للمنظمة وأعضاء فريق الأنشطة التي يعمل عليها كل يوم.

إذا كنت من ضمن الحالة الثانية، فهناك مصطلح يستخدم كثيرًا وهو “دعنا نرى فقط كيف ستسير الأمور.” أنت تعلم أن العناصر الموجودة في خطتك لا تسير على ما يرام، ولكن ليس لديك بيانات كافية لإجراء أي تغييرات ذات مغزى؛ كنت آمل فقط أن الوقت سوف يعالج كل شيء. في نهاية العام، يكون مقياس النجاح هو عدد الأنشطة التي أكملها الجميع بدلاً من النتائج التي تحسنت.

المعادلة الإستراتيجية المبنية على KPI

من خلال الحالتين السابقتين نحن نؤكد لك بأنهم مقلقان لأنهم شائعان بشكل كبير. إذا كنت من احدى هاتين الحالتين فإن السبب الجذري للمشكلة هو أنه لا يمكنك أن تصل الى نصف المعادلة الاستراتيجية المبنية على مؤشرات الأداء الرئيسية

في الحالة الأولى يمكنك رؤية المعلومات الكمية حول الخطط المرتبطة بمشاريعك، ولكن لا يمكنك ربط أو تحديد أي من الأنشطة والمشاريع التي تؤدي الى زيادة أو انخفاض النسب أو الأرقام.

في الحالة الثانية يمكنك رؤية المعلومات النوعية حول الخطط المرتبطة بمشاريعك، لكنك لا تعرف ما إذا كانت تؤدي الى نتائج أم لا.  كما وضحنا سابقًا أن السبب الوحيد الذي يجعلك تشرع في مجموعة من الأنشطة هو الأمل في تحسين نتائج الأعمال. إذا قمت مراجعة الأسباب فإنك ستجد أنك تفتقد نصف المعادلة الاستراتيجية المبنية على مؤشرات الأداء الرئيسية.

كيفية حل المعادلة المتعلقة بتنفيذ الإستراتيجية باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية

الهدف الأساسي من معادلة تنفيذ الاستراتيجية باستخدام مؤشرات الأداء هو دمج الجوانب الكمية مع النوعية التي يعمل عليها فريقك أو منظمتك. حيث لا يمكنك تحقيق ذلك إلا كنت تستغرق وقتًا أثناء إنشاء خطتك الاستراتيجية لربط النتائج بالأنشطة.

أفضل طريقة لتحقيق ذلك هي تحديد 3-5 من مجالات الاهتمام الرئيسية لمنظمتك وتطوير الهدف المحدد. إذا سارت الأمور على ما يرام هذا العام، فما الذي نود رؤيته يحدث في كل مجال من مجالات تركيزنا؟

بمجرد تحديد المجالات الرئيسية قم بتطوير 2-3 من مؤشرات الأداء.

لكل مجال من هذه المجالات والذي من شأنه أن يحدد بوضوح صحة كل مجال. أيضًا قم بتضمين الكلمات مثل المحافظة أو زيادة أو نقصان عند تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك. حيث سيضمن استخدام هذا الأسلوب عدم إنشاء قائمة بالأنشطة التي لا تقيس النجاح؛ لأن العناصر الكمية تتحرك فقط لأعلى أو لأسفل أو تظل كما هي.

بعد الانتهاء من هذه الخطوة. قم بإلقاء نظرة على كل مؤشر أداء رئيسي وأسأل نفسك: “ما الأنشطة التي من شأنها أن تساعد في تحريك هذا العنصر في الاتجاه الصحيح؟”. في كثير من الأحيان يتم تخصيص هذا المجال من خطتك لـ “الإستراتيجيات”، وهي في الأساس المشاريع الكبيرة التي تشعر أنها ستحدث تأثيرًا إيجابيًا.

تتمثل الخطوة الأخيرة في تقسيم كل إستراتيجياتك إلى أجزاء أصغر قليلاً وتسميتها “التكتيكات”. (ملاحظة: إذا تم تعيين إستراتيجياتك لتستمر لمدة عام أو أكثر. فأنت بحاجة إلى تحديد معايير النجاح التدريجي على فترات متكررة طوال تلك السنة للحصول على قياس أكثر دقة.)

مؤشرات الأداء الرئيسية كأداة للتخطيط الاستراتيجي

بعد تطبيق كل ما تم ذكره سابقًا. ستتأكد من أن النهج النوعي والكمي للتخطيط باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية سيسمح لك بفهم كيفية حل وتطبيق الخطة الاستراتيجية بشكل فعال. مما يسهل شرح وتفصيل ما تعمل عليه وكيف يؤثر على النتائج. بالإضافة الى فهم علاقة الأسباب والتأثيرات في خطتك الإستراتيجية، وبالتالي تكون قادرًا على اتخاذ قرارات أعمال أكثر ذكاءً وأسرع وأفضل. إذا وجدت نفسك في احدى الحالات السابقة، فيمكنك التواصل معنا ويسعدنا تقديم المساعدة حيث سنبدأ معك بجلسة استشارية مجانية لتوضيح الكثير من الأمور. تواصل معنا الآن.

نهج إمباور  في تصميم الاستراتيجيات ومؤشرات الأداء:
إمباور هي شركة متخصصة لتقديم حلول استشارية للمنظمات والشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة. حيث تعمل على دراسة وتحليل المنظمات وتقديم خطط استراتيجية التي ستساعدك لتسير على الطريق الصحيح.

إمباور تقدم لك:

• تصميم الاستراتيجية من خلال تحديد وتطوير الرؤية والرسالة والركائز والأهداف الاستراتيجية والمبادرات ومؤشرات الأداء والمشاريع.
• عمل مقارنة معيارية وتحليل السوق .
• تطوير النموذج التشغيلي وتطوير الهيكل التنظيمي ونموذج الحوكمة والتحليل المالي.
• تطوير خطة تنفيذ الاستراتيجية.

لقراءة المزيد اضغط هنا