تحسين أداء المنظمات باستخدام نماذج النضج

أصبح من الدارج اليوم أن نسمع عن حاجة الجهات إلى (مدراء مشاريع) وعن إنشاء العديد من الجهات سواء حكومية أو خاصة (مكاتب إدارة المشاريع)، ويوم عن يوم يزداد الطلب على الشهادات الاحترافية في مجال إدارة المشاريع.

شارك هذه المقالة :

Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

نموذج قياس مستوى نضج المشاريع، والبرامج والمبادرات P3M3

الكاتب: ريم الزامل

مستشار إدارة مشاريع

 

أصبح من الدارج اليوم أن نسمع عن حاجة الجهات إلى (مدراء مشاريع) وعن إنشاء العديد من الجهات سواء حكومية أو خاصة (مكاتب إدارة المشاريع)، ويوم عن يوم يزداد الطلب على الشهادات الاحترافية في مجال إدارة المشاريع.

مفهوم إدارة المشاريع ليس حديث، وازدهر في التسعينات حيث كانت المنظمات تتبنى منهجية PRINCE2 وكانت شهادة مطلوبة وتعتمد عليها الكثير من الجهات كمؤشر لكفاءة الشخص، ولكن مع الوقت والممارسة أدركت الجهات أن الإدارة الناجحة لأي مشروع تتطلب أكثر من مجرد تدريب لمدراء المشاريع، الإدارة الناجحة للمشاريع تتطلب عمليات ومعايير وسياسات  وإجراءات تضمن التكامل مع كل الأنظمة والإدارات داخل المنظمة لكي تعمل بكفاءة وفعالية.

تأسيس نظام متكامل لإدارة المشاريع لا يمكن أن يتم بين عشية وضحاها، قد يستغرق بناء نظام ناضج عدة سنوات، ويعد نموذج P3M3 من أهم النماذج المعتمدة لقياس مستوى نضج المنظمة في مجال إدارة المحافظ، والبرامج، والمشاريع.

متى بدأ P3M3؟

P3M3 مملوك من قبل Axelos ، وهو مشروع مشترك بين حكومة المملكة المتحدة وشركة Capita التي امتلكت المواد في يناير 2014. وقبل ذلك ، كان P3M3 مملوكًا لمكتب التجارة الحكومية (OGC) ، وهو قسم داخل حكومة المملكة المتحدة دوره مساعدة مؤسسات القطاع العام على تحسين كفاءتها، وهذه الإدارة أصدرت مجموعة من منهجيات وأطر العمل مثل PRINCE2 ™ ، إدارة البرامج الناجحة (MSP) ، إدارة المخاطر (M_o_R®) وإطار أفضل ممارسات تكنولوجيا المعلومات ، ITIL®.

في عام 2003 ، أصدرت OGC مسودتها الأولى لنموذج نضج إدارة البرامج والمشاريع (P3M3). تم تنقيح النموذج ونشره رسميًا في فبراير 2006 بعد دمج أحدث ممارسات نمذجة النضج وبالعمل مع مجموعة من  الاستشاريين المهنيين والممارسين إضافة إلى شريك الاعتماد APM Group.

تم إصدار 3 إصدارات من P3M3 الإصدار 1 في عام 2005 – عمل هذا النموذج على أساس أن النضج التنظيمي بدأ مع إدارة المشروع ، ثم انتقل إلى إدارة البرامج مع نضوج إدارة الحافظة قادمًا على أعلى مستوى من النضج تم إصدار الإصدار 2 في عام 2008 – تضمن هذا الإصدار 7 وجهات نظر وأنشأ نموذجًا يقر بأن نضج المشروع والبرنامج والمحفظة لم يكن تدريجيًا ومكّن من تقييم كل نموذج بشكل مستقل. تم إصدار الإصدار 3 في عام 2015مز

ما أهمية شهادة P3M3 للمنظمات؟

نموذج P3M3 يحسن من أداء المنظمات من خلال قياس مستوى نضج العمليات الرئيسية، وبالتالي يساهم ذلك في:

  • تحديد نقاط الضعف ومجالات التطوير سواء على مستوى قدرات الأفراد أو العمليات
  • الإدارة المالية الصحيحة وإمكانية التنبؤ بالميزانية
  • تحسين دورة عمل المشروع\البرنامج
  • زيادة الإنتاجية وتحسين جودة مخرجات المشروع
  • زيادة رضا العملاء
  • زيادة ولاء الموظفين
  • زيادة العائد على الاستثمار
  • تحسين الجدول الزمني

ما المقصود بنموذج نضج  إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع P3M3 ؟

نموذج نضج ادارة المحافظ والبرامج والمشاريع(P3M3)  هو إطار عمل يمكن المنظمة من قياس أدائها الحالي وتحديد نقاط القوة والضعف ووضع خطط تطوير  لتحسين أداء المنظمة في المستقبل، وسمي بذلك لأنه  لا ينظر لفعالية إدارة المشاريع على حدة، بل يقيس العلاقة  بين إدارة المحافظ (PfM3)، وإدارة البرنامج (PgM3) وإدارة المشاريع (PjM3)

ويعد إطار قياس متكامل لأنه يقيس جميع العمليات الإدارية الرئيسية Key Process Area (KPA) موزعه حسب التسلسل الهرمي للمنظمة، والعمليات الرئيسية التي يتم قياسها هي:

  1. الرقابة الإدارية  Management Control
  2. إدارة المنافع  Benefits Management
  3. الإدارة المالية Financial Management
  4. إدارة تفاعل أصحاب المصلحة Stakeholders Engagement
  5. إدارة المخاطر Risk Management
  6. حوكمة المنظمات  Organization Governance
  7. إدارة الموارد Resources Management

ماهي مستويات النضج التي يشملها إطار P3M3؟

  1. المستوى الأول (إدراك العمليات) – عندما يكون لدى المنظمة فهم بإجراء محدد، ويتم تطبيق هذا الإجراء على مشروع معين بسبب كفاءة الأفراد العاملين، وليس لأن الإجراء معتمد بشكل عام على جميع عمليات وأعمال المنظمة
  2. المستوى الثاني (تكرار العمليات) – عندما يكون لدى المنظمة مجموعة عمليات يتم تطبيقها على مشروع أو برنامج معين، ويكون مستوى الأداء في هذا المشروع أو البرنامج أفضل من غيره، ولكن ليس جميع عمليات المنظمة تعمل وفق إجراءات وعمليات معرفة ومحددة.
  3. المستوى الثالث (تعريف العمليات)- عندنا تكون المنظمة تعمل وفق إجراءت وعمليات محددة وموثقة ومعرفة، ويوجد (مالك) لكل إجراء للتأكد من تطبيق العمليات والإجراءات المعتمدة، وغالبا في هذا المستوى يكون هناك دمج أو تكامل مع أنظمة أخرى في المنظمة.
  4. المستوى الرابع (إدارة العمليات) – في هذا المستوى تكون الإجراءات محكمة وقابلة للقياس، بحيث تمكن المنظمة من الحصول على بيانات كمية تعطي قراءات تساعد على قياس مستوى أداء المنظمة.
  5. المستوى الخامس (تحسين العمليات) – في هذا المستوى يمكن المنظمة من الحصول على بيانات كمية تعطي قراءات مستقبلية عن احتياجات المنظمة على مستوى الكفاءات والقدرات لتخطي التحديات لأي مشاريع مستقبلية.

 

 كيف يساهم تقييم P3M3 في تحسين أداء المنظمة

من مميزات نماذج النضج أنها تبدأ في قياس العمليات الرئيسيه بشكل هرمي، مما يتيح تحديد نقاط القوة والضعف وفرص التطوير بشكل دقيق، وعملية قياس مستوى النضج تكون من خلال أربع خطوات كالتالي:

الخطوة 1 – أين أنت اليوم؟

أفضل طريقة لمعرفة المستوى الحالي للمنظمة هي إجراء تقييم ذاتي (وضع خط أساس) من خلال مراقبة طريقة تنفيذ العمليات المختلفة ومن خلال مقابلات مختلفة مع ذوي العلاقة في المنظمة

الخطوة 2 – أين تريد أن تكون؟

ليس من الضروري أن تكون جميع المنظمات في المستوى الخامس من النضج،  ويختلف مستوى النضج المتستهدف للمنظمة حسب حجم المنظمة ونوع القطاع الذي تعمل فيه،  مثلا ًمنظمة مختصة في البحوث والابتكار، من المهم أن تحقق مستوى نضج عالي في مجال إدارة المشاريع، مقارنة بمنظمة تعمل في قطاع التجزئة  ولا تركز على تحقيق كتسوى عالي في قدرات الأفراد لديها.

النتيجة التي تحدد مستوى المنظمة اليوم (الخطوة رقم 1) تساعد في تحديد أهداف واقعية للمنظمة، أي بالتأكيد المستوى المستهدف يختلف حسب نوع العمليات الرئيسية KPA

الخطوة 3 – كيف ستصل إلى هناك

أظهرت التجربة أن رفع النضج بمستوى واحد يستغرق ما بين 3 أشهر إلى 12 شهرًا.

النهج الموصى به لتحسين قدرة العمليات هو تعيين ملاك للعمليات، على سبيل المثال، يمكنك تعيين شخص واحد لقيادة التحسين في تطوير حالة العمل وإدارة المزايا، وشخص آخر لإدارة التحسين وإدارة المتطلبات. ومن المهم إعداد خارطة طريق للتحسين باستخدام نماذج مثل (Six Sigma)  لتحديد أولويات التحسين.

ولاننسى أن التحسين يعني إدخال تغيير  على العمليات أو السياسات أو المعايير أو الوظائف أو هياكل إعداد التقارير ، فسوف تقوم بتغيير طريقة عمل بعض الأشخاص. لذلك  يجب معاملة أي مبادرة تحسين على أنها مبادرة تغيير,

الخطوة 4 – كيف ستعرف؟

مؤشرات الأداء KPIs هي أفضل طريقة لمعرفة جدوى وأثر مبادرات التحسين على أداء المنظمة، ولأن أول خكوت كانت وضع (خط الأساس) إذن بإمكانك في الخطوة الرابعه قياس الأثر من خلال مقارنة (خط الأساس) مع ما تم تحقيقه بعد تطبيق مبادرات التحسين.

لذلك ، بغض النظر عن نضج خط الأساس الخاص بك ، فمن المستحسن أن تحدد خريطة طريق التحسين المقاييس التي يجب جمعها لإثبات تحسين الأداء.

لن يؤدي إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) إلى تمكين المؤسسات من تحديد الوقت الذي حققت فيه هدفها فحسب ، بل يمكن استخدامه أيضًا لإثبات حالة العمل لرحلة تحسين العملية (أي ما هو عائدك على استثمار القدرة؟).

إذا كانت مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك تظهر أنك قد حققت مستوى النضج المطلوب، عندها تستطيع استخدام هذه الأرقام لأغراض تيوقية للترويج لمستوى الاحترافية لدى منظمتك وقدرتها على تحسين مستوى أدائها والوصل إلى مستويات نضج عالية باستخدام نموذج P3M3

كيف تحصل المنظمة على شهادة P3M3 ؟

يجب ان يتم تقييم المنظمة من قبل جهة استشارية معتمدة من AXELOS ويكون لدى الجهة مستشار P3M3 معتمد، ونفخر في إمباور بأنه شريك معتمد لدى Axelos لتقييم المنشئات داخل وخارج المملكة العربية السعودية ومنح شهادة P3M3، ولا تقتصر خدمات إمباور على التقييم ومنح الشهادة، بل نقدم سلسلة من الحلول الاستشارية والتطويرية التي ترفع من المستوى الاحترافي في إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع

المزيد من المقالات

أخبار امباور

أهمية مؤشرات الأداء KPI

لعلك تتساءل عن كيف يمكن للشركات والافراد معرفة أن العمل يسير بمسار صحيح وبالجودة المطلوبة والاهداف المرسومة؟ هناك مؤشر يسمى KPI يحدد مدى نجاح عمل الشركات وهل تم تحقيق الأهداف المرسومة أم لا؟ فما المقصود بهذا المؤشر؟

أخبار امباور

الخدمات الاستشارية ودورها في تسليم المشروع بالوقت المحدد

تواجه المؤسسات صعوبات مشتركة في إدارة المشاريع، تتلخص في عدم القدرة على تنفيذها ضمن الموازنة والجدول الزمني المحدد وبالتالي يؤثر على مخرجات هذه المشاريع وعدم رضا العملاء. في هذا المقال سيتم توضيح تعريف الخدمات الاستشارية ودورها في تحقيق أهداف المشروع ضمن الوقت والتكلفة المحددة.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *